電話代行では「取次転送」がおすすめ！利用メリットや注意点を徹底解説

電話代行サービスの中に「取次転送」があります。

通常はオペレーターが応対し要件などを聞いて、電話を切った後で電話やメールなどで通知する仕組みです。

しかし、取次転送は通常と異なる部分があることをご存じでしょうか？

今回は、「取次転送のメリットや注意点」について徹底解説します。

取次転送とは？

基本的な電話代行サービスでは、オペレーターが応対します。

オペレーターが相手の会社名や要件などを聞き、担当者が不在であることを伝え、電話応対終了後に電話・メール・チャットツールなどで利用者に通知を行う仕組みです。

一方の取次転送は、オペレーターが応対した後、保留状態にして利用者に連絡します。

利用者に電話を取り次いでもよいかを確認し、電話を転送するサービスです。

これらは電話を一旦切るか切らないかが、大きな違いとなります。

社内の内線のような感覚で利用できるのが、取次転送です。

取次転送サービスの利用メリット

具体的にどのようなサービスであるかを解説しました。

次に知っておきたいのが、取次転送を利用するメリットです。

結論から言えば、取次転送を利用することには多くのメリットがあります。

ビジネスチャンスを逃さない

大きなメリットとしては「ビジネスチャンスを逃さずに済むこと」です。

商品やサービスに興味を持った顧客や業者が電話をした際に、折り返しでの連絡という対応にされてしまうと、一気に興味を失ってしまう可能性があります。

しかし、取次転送を利用して素早く電話に応対できれば、商品やサービスの説明や質問にこたえることが可能です。

取次転送を利用すれば顧客に興味を失わせず、ビジネスチャンスを逃さずに済みます。

顧客に無駄な時間を使わせない

そのほかにも、「顧客に無駄な時間を使わせなくて済むこと」も大きなメリットです。

通常の電話代行サービスの応対では、一旦電話を切り折り返しの連絡を待ってもらうことになりますので、顧客にとっては大きな無駄な時間となってしまい、他の業者を検討してしまったり信頼を失ってしまう場合もあります。

しかし、取次転送であれば顧客からの電話にすぐに応対できるので、無駄な時間を使わせずに済むのです。

業務効率が改善する

また、「業務効率が改善する」という大きなメリットもあります。

従業員の多い会社では、仕事の内容などによって担当部署や担当者が異なる場合がほとんどです。

担当部署や担当者に電話があったことを知らせる場合、伝達ミスが起こる可能性もあります。

しかし、取次転送を利用すれば担当部署や担当者に直接つながるので、ミスを防いで効率も改善されるのです。

無駄な電話にまで対応する必要がなくなる

「セールスや勧誘などの無駄な電話に対応する必要がなくなること」という点でもメリットがあります。

会社にかかってくる電話は、自社の顧客や取引先だけとは限りません。

自社とは全く関係のないセールスや投資への勧誘など、自社にとって無駄な電話も多くなっています。

取次転送では、このような無駄な電話はオペレーターのところで止めてもらうこと(取り次がないようにする)が可能です。

無駄な電話に対応する必要がないので、ストレスからも解放されます。

取次転送サービスの注意点

取次転送サービスのメリットについて解説しました。

多くのメリットがあるため利用を検討されている方も多いと思いますが、注意点もあります。

業者によって取次先の登録数が異なる

最も注意しておきたい点は、サービスを提供している業者によって「取次先の登録数が異なること」です。

最大で10番号までと設定されている業者もあれば、それ以下の登録数となっている場合もあります。

次のような場合には注意が必要です。

・複数の部署がある場合
・要件によって転送先を切り分けたい場合

契約をする前に取次先の登録数を確認することが重要です。

月額料金が割高になる場合もある

取次転送は、基本サービスの中に含まれている場合やオプションサービスとなっている場合もあるのです。

業者によって内容が異なりますので、オプションサービスとなっている場合には、別途費用がかかるため料金が割高になってしまうことも考えられます。

契約前に基本の料金プランに含まれているのか、オプションサービスなのかを確認するのが大切です。

取次転送でもすぐに応対できない場合がある

取次転送サービスを使えば、顧客に無駄な時間を使わせずに済むと解説しました。

たしかに、ほとんどの場合はすぐに応対できますが、すぐに応対できない場合もあります。

例えば、次のようなケースです。

・会議中・打ち合わせ中・商談中
・車の運転中

上記のようなケースでは、オペレーターから取次いでもよいか確認されても応対するのは難しくなります。

オペレーターから相手に状況を伝えてもらい折り返しの連絡を待ってもらうことになるのです。

取次転送を利用しても、すぐに応対できない場合があることに注意が必要になります。

まとめ：取次転送はビジネスチャンス拡大に貢献する

電話代行にはさまざまなサービスがありますが、ビジネスチャンス拡大に貢献してくれるのが取次転送です。

顧客や取引先からの電話に素早く応対できるので、ビジネスチャンスを逃さずに済みます。

ただし、メリットだけではなく注意しなければならない点もありますので、メリットや注意点を理解したうえで利用をするのがおすすめです。

また、業務効率の改善には、ビジネスコミュニケーションツール「MEMBER-S(メンバース)」が効果的ですので、こちらもご活用ください。