個人事業主が電話代行サービスを利用するべき理由とは

みなさんは、電話代行サービスと聞いて何を思い浮かべるでしょうか？

多くの方が大企業や中小企業で使用するサービスと思ってしまうかもしれませんが、実は個人事業主こそ利用すべきサービスなのです。

今回は、なぜ個人事業主に電話代行が必要なのかを詳しくご紹介します。

個人事業主が電話代行サービスを利用するメリット

電話代行サービスとは、会社や個人にかかってくる業務や取引電話を、一時的にコールセンターに対応してもらうことをさします。

コールセンターに行った電話は、メールなどで要件を伝えてもらえるという便利なサービスです。

ここでは、個人事業主がそのような電話代行サービスを利用するメリットを解説します。

本業に集中できる

まずは、なんといっても本業に集中できるのが一番のメリットと言えるでしょう。

特に個人事業主は、経理や業務・仕事の管理などやるべきことが多くあるので、その中で電話まで対応するとなると、キャパシティーがオーバーしてしまう可能性もあります。

電話対応担当の教育が必要ない

また、ビジネスにおいて電話対応は必要不可欠と言えますが、電話の対応に慣れるまで期間が必要です。

取引先への言葉遣いや、次の取引に繋げるためのコミュニケーションなどは、経験をしてこそ培われるものですが、同時に煩わしさもありますよね。

電話対応でストレスが溜まらない

電話対応は、業務の中でストレスが溜まるものの1つといっても言いでしょう。

クレームのような電話に対応する際は、業務とは別の神経を使い、いつもより負担がかかってしまいます。

重要な電話を取りこぼさない

個人事業主は、企業で働く会社員と違い、自分で休みや休憩を取ります。

そのため、取引先が仕事中に休んでいる際などは、重要な電話を取りこぼしてしまう可能性もあるのです。

そのような時こそ、電話代行サービスが活躍してくれるのです。

電話代行サービスの役立つ機能

続いては、個人事業主に最適な電話代行サービスの役立つ機能をご紹介します。

特に個人事業主はすべての管理を一人で行うため、普段の業務以外で電話応対の手間が多くなってしまったら、業務にも支障が出かねません。

電話代行サービスを利用し、少しでも業務の効率化を図りましょう。

固定電話番号の貸し出し

電話代行サービス業者の中には、固定電話番号の貸出を行っているところもあります。

個人事業主は自身の携帯電話だけで業務の対応をしているケースが多いかもしれません。

しかし、顧客からの信頼度を得るためには、固定電話で応対した方が良いでしょう。

通話接続

コールセンターの担当者が受電した電話を「内線電話」のように繋げてくれるのが、通話接続サービスです。

折り返し電話だと間に合わない緊急の案件だったり、すぐに対応してほしいなどの場合にも最適となります。

通話録音

オペレーターと通話相手の会話を録音できるのが、通話録音機能です。

電話相手はもちろん、オペレーターの対応も確認できるので、取引先やクライアントにどのような応対を行っているか確認できます。

連絡サービス

電話代行サービスを介した場合、受電の内容は電話やメール、チャットツールといった専用の管理画面が使用されるケースがほとんどです。

電話に出られない際などにすぐ確認できるのが魅力となります。

時間外アナウンス

個人事業主とはいえ、業務対応時間は取り決めたいものですよね。

そのような時には、営業時間を設定し、営業時間以外に入った電話に対しては対応できない旨をアナウンスしてくれます。

こんな個人事業主におすすめ

ここからは、電話代行サービスをおすすめしたい個人事業主の特徴をご紹介します。

これまで導入を考えていなかった方も、少し気になる方も、ぜひ見てみてください。

外出の機会が多い

個人事業主は、会議や業務で長い時間家にいることが少ない傾向があります。

中にはお店や静かな場所でないと、仕事に集中できないという人もいるでしょう。

そのような場所では堂々と電話ができませんが、電話代行サービスであればその心配もいりません。

電話対応に苦手意識を持っている

また、一人で黙々と作業することも多い個人事業主は、電話対応が苦手という人も多いことでしょう。

作業に集中しているときは、なおさら電話が煩わしく感じてしまいますよね。

そのような時には、電話対応のプロが電話に出てくれる電話代行サービスがおすすめです。

電話対応用のスタッフを雇用・教育する余裕がない

目の前の仕事で手一杯というときや、スタッフの雇用・教育の余裕がないときは、電話のプロである電話代行サービスに丸投げしてしまうのも1つの手です。

スタッフの雇用や教育は、思った以上に労力や手間を使います。

そのような時は、電話応対のプロに任せることで余計な時間を削られるでしょう。

取引先が電話での連絡を好む

取引先によっては、メールやチャットよりも電話で直接話したいという方もいるでしょう。

電話は作業の手を止めてしまったり、口頭で説明するよりもメールやチャットで伝える方が得意、という方も多いのではないでしょうか。

しっかりと業務に集中したいときにも最適です。

まとめ：忙しい個人事業主は電話代行サービスで解決を

個人事業主は、一人でする業務が多いため、電話対応まで完璧にこなせない可能性もあります。

そのようなときは、ビジネスコミュニケーションツール「MEMBER-S（メンバーズ）」を導入することで、多くの課題を解決できるのです。

一度電話がかかってくると、業務が停滞したり集中力が途切れてしまったりといったメリットがあります。

しかし、「MEMBER-S（メンバーズ）」ならそのような煩わしさがありません。

電話の対処に困ったときは、MEMBER-Sの導入がおすすめです。