深夜対応の電話代行サービスを利用するメリットとは

企業や個人事業主によっては、遅い時間や深夜に取引や確認の電話をするというケースもあるでしょう。

そのような時にオフィスにいなかったり、電話に気づかなかったりすると、今後の取引にも影響してきます。

さらに、取引先からの信頼が下がってしまう可能性もありますよね。

そのような時に便利なのが、深夜対応の電話代行サービスです。

今回は、深夜対応の電話代行サービスを利用するメリットを詳しくご紹介します。

深夜に電話代行してもらうメリット

ここでは、深夜に電話代行をしてもらうメリットを解説します。

通常の電話代行業者は9時から18時までなど、日中しか稼働していないことも多くあり、不便を感じることも多いです。

一般的に、企業が稼働していると思われる時間帯にしか対応していない電話代行サービス業者が多いので、深夜対応を行っている業者を探すのにも一苦労することでしょう。

深夜に電話対応をしてもらえたら業務の幅が広がり、取引もスムーズに行くといったことにも繋がるため、遅い時間や深夜に業務を行っている会社は深夜電話代行サービスを取り入れるメリットの方が大きいと言えます。

自社スタッフの負担を減らせる

電話代行サービスは比較的安価で依頼できるため、深夜に対応する人材の確保や運営コストを削減できます。

日中も営業している企業は、深夜に電話対応ができる社員の存在もほとんどないことでしょう。

新たに電話対応をする人を雇うと費用がかかる場合もあったり、社員に頼むと疲労が重なり業務に支障が出たりといったデメリットも生まれます。

特に深夜であれば深夜手当がつく場合もあるので、電話代行サービスに依頼してしまった方が低いコストで済む可能性が高いのです。

深夜にも電話対応してビジネスチャンス拡大

業務時間外に電話がかかって来た場合、その電話に出られないケースがほとんどです。

しかし、そのような電話の中にビジネスチャンスがあったとしたら、非常にもったいないですよね。

深夜に受電できる環境があれば、そのようなチャンスもしっかりと掴み取れますし、深夜に電話応対を行っている企業は少ないため競合より一歩リードも可能です。

顧客満足度が向上する

深夜の電話代行サービスは、その多くが24時間365日の電話対応が可能です。

そのため、受電漏れを防いで緊急性のある用件や営業時間外の電話にも対応できるので、顧客からの信頼と安心感を得られます。

深夜に電話代行のメリットが大きい業種

ここでは、深夜に電話代行サービスを利用した方が良い業種をご紹介します。

特にチャットやメールで完結できない業務内容の業種が多いので、一度導入を考えてみてはいかがでしょうか。

不動産管理業

水漏れや鍵トラブルなど、住まいに関する問い合わせが多く発生する不動産管理業は、電話代行が最適です。

住まいのトラブルはいつでも起こりえるものですよね。

加えて、緊急を要するものがほとんどと言えます。

そのため、深夜も対応を行うと、顧客満足度も上がり「次回も利用しよう」といったリピート率にもつながるのです。

システム保守

サーバーの保守や障害、システムエラーなどは、すぐに対応しなければなりません。

特に夜間から早朝は問い合わせが多く、緊急対応を余儀なくされる可能性もあります。

そのような場合でも深夜に電話応対ができていれば、早朝にあわただしく対応する、といった煩わしさもありません。

医療機関

患者の緊急対応など、生命にかかわる迅速な対応は24時間のサポートが必要です。

深夜の電話代行サービスでは、医療的な内容と事務的な内容に振り分け、その場で一時対応をしてくれます。

通信販売業

深夜や早朝に長時間放送されることが多いテレビショッピングでは、同じ時間帯に電話が殺到することもあります。

直接売り上げにつながる電話は、絶対に見逃したくないですよね。

取りこぼして注文を逃したということがないように、窓口や電話口の拡張を行ってくれる電話代行サービスがおすすめです。

深夜対応以外の選定ポイント

24時間対応してくれる業者は多くありますが、その中でもどのようなポイントを踏まえて選定すれば良いのでしょうか？

料金とコストパフォーマンス

深夜の電話代行サービスは、月額の基本料金に加え、あらかじめ土日祝日対応などのオプションが付いています。

規定のコール数を超えると追加で料金がかかるため、現在の業務状態の把握と将来の見据えが大切です。

オペレーターの応対品質

電話は会社の顔です。

そのため、スタッフの応対により会社の印象が決まってしまいます。

実績や口コミを確認するなど、業者の応対品質を事前に調べることも大切です。

需要に柔軟に対応してくれる

深夜に電話が必要な企業や個人事業主は、取引先が特殊な場合もあることでしょう。

そのような時に、こちらから依頼した内容に柔軟に応えてくれるなど、ある程度融通が効くサービス業者だと業務の効率化だけでなく、信頼関係の構築も容易になります。

まとめ：深夜にも電話がかかってくるなら24時間対応の電話代行を

深夜の時間帯はオフィスにおらず、個人電話を見逃してしまうなど、納得のいく電話対応を行えないケースもあるでしょう。

そのようなときは、ビジネスコミュニケーションツール「MEMBER-S（メンバーズ）」の導入が最適です。

依頼主からの連絡や急用の連絡を逃してしまったら、その後の信頼関係にも影響しかねません。

しかし、「MEMBER-S（メンバーズ）」を活用し、受電をアウトソーシングしてしまえばそのようなリスクもなく、安心して業務に集中できます。

深夜の電話対応で悩んでいるなら、MEMBER-Sの導入がおすすめです。