電話の一次受け対応を外注するメリットは、迷惑電話対策だけじゃない！

企業にかかってくる電話は、自社で一次受けから対応するのが一般的ですが、外注することで多くのメリットを得ることができます。

大きなメリットとしては迷惑電話対策になることですが、それ以外にも多くのメリットがあり、導入することで社員の負担を軽減することが可能です。

今回は、「電話の一次受けを外注するメリット」について解説します。

インターネット上の書き込みについて

インターネット上で、「迷惑 電話」と検索すると、「株式 会社 クレイト エージェンシー　 迷惑 電話」等の候補がでてきます。

以下で紹介するのは、実際に電話を受けたという人が書き込んだ内容になります。

何度も営業電話をかけてくる

インターネット上の書き込みの中でも特に目立っていたのが、断っているのにもかかわらず何度も営業電話をかけてくるというものでした。

複数の電話番号から着信

何度もかかってくるという書き込みと同じくらい目立っていたのが、複数の電話番号から着信があったというものです。

そのため、着信拒否にしても他の電話番号からかかってきたという書き込みもありました。

毎日かけてくる

他に目立っていたのが、営業電話を毎日かけてくるというもので、本当にやめてほしいという書き込みもあります。

迷惑電話対策だけじゃない！忙しい時間帯などもカバーできる！

企業にかかってくる迷惑電話対策として電話の一次受けを外注する企業が増えていますが、メリットはそれだけではありません。

迷惑電話対策になる以外のメリットについても解説します。

朝の忙しい時間帯

まず、大きなメリットとして挙げられるのが朝の忙しい時間帯をカバーでき、業務の準備に活用できることです。

一般企業では、始業開始直後は前日の報告やその日の業務の準備などでとても忙しく、電話に応対するのが難しいケースが少なくありません。

ただし、顧客や取引先によっては朝の忙しい時間帯にも電話がかかってくる場合がありますので、無視することもできないのです。

ですが、電話の一次受けを外注してしまえば、朝の忙しい時間帯を準備にすべて充てることができますので、準備が遅れてしまうという心配もなくなります。

社員が朝の忙しい時間帯を準備などに有効活用できるというのが、大きなメリットです。

昼休み

朝の忙しい時間帯以外で問題となるのが「昼休み」で、昼休みでも電話番として社員を残している企業も少なくありません。

また、お昼を食べさせながら電話番として社員を置いている場合もありますが、昼休みに電話がかかってくると落ち着いて食事ができませんし、昼休憩とは呼べなくなってしまいます。

しかし、外注してしまえば昼休みをしっかりと過ごせますし、食事も昼休憩の時間内であればゆっくりと楽しむことができるのです。

昼休みをしっかりと取れる、昼食を食べる時間が確保できるのは、大きなメリット言えます。

お客様に対応中も安心

その他の大きなメリットとしては、お客様への対応が安心して行えるということです。

例えば、飲食店・美容室・エステなど接客をしているところでは、お客様へ対応しているときに電話がかかってきてしまうという場合があります。

電話がかかってきてしまうと、お客様への対応が十分に行うことができませんし、どうしても集中力が妨げられてしまうことになるのです。

ですが、一次受けを外注することでお客様に集中することができるので、顧客満足度の向上などにも期待ができます。

一次受けも自社で行うデメリット

外注するメリットについて解説しましたが、反対に「自社ですべて対応することのデメリット」についても、具体的にどのようなデメリットがあるのかを詳しく解説します。

負担が大きくなる

最も大きなデメリットは、社員の負担が大きくなってしまうことです。

自社で一次受けを行うと迷惑電話に応対する必要もありますし、電話で集中力が途切れてしまって業務効率が低下してしまいます。

また、休憩時・昼食時でも電話番のために社員を残しておかなければならなくなるため、社員の負担は大きくなってしまうのです。

人手不足で対応できない場合がある

企業によっては少ない従業員で営業している場合も多く、電話のためも人を割かなければいけないとなると、人手不足によって対応できなくなってしまう場合があるのです。

さらに、電話番として事務員などを雇わなければならないケースも出てきます。

企業によって人手の十分・不十分は異なりますが、人手不足に悩んでいる企業の場合だと貴重な受電も逃してしまう可能性があり、企業にとってプラスになるチャンスを逃してしまうことになるのです。

顧客への対応が十分に行えない場合がある

接客を行っている場合には、電話によって来店される顧客への対応が十分に行えなくなってしまう可能性もあるのです。

十分な接客が行えなかった場合には顧客満足度が低下してしまい、大切な顧客を失う結果となってしまう場合もあります。

電話の一次受けを外注することで、迷惑電話対策以外にも多くのメリットが得られる

電話の一次受けを外注するメリットは、迷惑電話対策になるだけでなく、本来の業務に集中することができるなど多くのメリットを得ることができるのです。

一次受けに対応している業者の中では「MEMBER-S（メンバーズ）」がおすすめで、MEMBER-Sのクラウドデスクサービスなら専門のオペレーターが受電を代行し、要件のみをチャットやメールでお知らせしてくれます。

迷惑電話によって業務効率が低下する心配がありませんので、ぜひご活用ください。