社内コミュニケーションツールはこう比較する！ツールの選び方を徹底解説

社内コミュニケーションの円滑化・活性化のためには、コミュニケーションツールの導入が欠かせませんが。

しかし、ツールにはさまざまなものがあり、最適なものを選択するのは簡単なことではありません。

今回は、社内に導入する際の社内コミュニケーションツールの比較方法や選び方について徹底解説します。

社内コミュニケーションを円滑にするツールの選び方

社内コミュニケーションの円滑化や活性化のためには、社内にコミュニケーションツールを導入することが欠かせません。

しかし、一口にコミュニケーションツールと言っても、機能・価格・使いやすさなどさまざまな違いがあり、選ぶのが難しいと感じている人も多くなっています。

今回は、ツールの選び方のポイントについて解説しますので、参考になれば幸いです。

ポイント1「必要な機能がそろっている」

まず、比較するときに必ず見ておかなければいけないのが「どのような機能が搭載されているのか？」「必要な機能が搭載されているか？」になります。

搭載されている機能は、それぞれ異なりますし、業界・分野によっても求められる機能は異なるため、必要な機能が搭載されているかが重要です。

もしも、必要な機能が搭載されていなければ、他のツールを利用しなければならないため、導入が無駄になってしまいます。

ポイント2「導入コストが許容内である」

次に見ておきたいのが「導入コストが許容内であるか？」で、ツールには無料のものや有料のものがありますし、ツールによっては人数分の月額料金が必要になるものもあるのです。

社員が多い職場では、利用する人数が多くなるほどコストがかかってしまう場合もあるため、導入コストが許容内であるかは、導入前に検討する必要があります。

ポイント3「使いやすい」

社内で導入するということを考えると、「使いやすいかどうか？」も重要なポイントとなります。

使うのに教育が必要になる、あるいは時間がかかるということでは、導入しても業務効率化にはなかなかつながりにくいですし、コミュニケーションの円滑化にもなりません。

なぜなら、社員によって使える人と使えない人、つまり操作ができる人とできない人にわかれて、ツールを使わない人が出てきてしまう恐れがあるからです。

そのため、誰でも使える使いやすいツールを選ぶことが重要で、年齢やITリテラシーに関係なく誰でも使えることを重視して選ぶことが重要となります。

ポイント4「マルチデバイス対応である」

忘れてはいけないのが、「マルチデバイス対応であるか？」ということで、パソコンだけでなくスマホやタブレット端末などからでも利用できるかは重要なポイントです。

もしも、パソコンにしか対応していないという場合では、外出時に通知が来ても確認することができずに、不便となりますがマルチデバイス対応なら外出時でもスマホやタブレット端末ですぐに確認ができます。

ポイント5「ほかのツール・システムと連携できる」

業務で使用するのは、コミュニケーションツールだけではありませんので、他のツールやシステムと連携できるかは大きなポイントです。

連携できれば通知などを集約でき、業務効率化につながりますが、連携ができない場合にはそれぞれのツールやシステムで通知などを確認しなければいけないため、非効率的となってしまいます。

無料で利用できるツールのメリット

ツールには有料のものと無料のものがありますが、無料で利用できるツールのメリットについて解説します。

メリット1「コストがかからない」

最も大きなメリットは、コストがかからない点で、社員の数がとくに多い会社では大きなメリットとなるのです。

無料で利用できるので、ツールの利用中に無用なコストがかかりません。

メリット2「使い勝手を簡単に確認できる」

さまざまな比較やインターネット上の口コミなどを参考にして、選定するケースが多いと思いますが、実際に使ってみないと使い勝手はわかりません。

無料の期間を使って実際に使用することで、本当に業務に役立つのか、など使い勝手を簡単に確認できます。

メリット3「使いにくかったらすぐに替えられる」

有料のツールではコトがかかっているため、すぐに別のツールにすることは難しいですが、無料のツールであれば使いにくかったら他のツールに変更することが可能です。

マルチデバイス対応のツールのメリット

常に社内にいるとは限らないため、外出時でも連絡が取れるという点で、マルチデバイス対応のツールは非常に大きなメリットがあります。

メリット1「どこからでも利用できる」

最も大きなメリットと言えるのは、インターネット環境と対応しているデバイスがあれば、どこからでも利用できることです。

出張や営業などで、社外にいる場合でもリアルタイムで通知を確認でき、コミュニケーションが取れるのは大きなメリットとなります。

メリット2「リモートワークにも最適」

コロナ過では、リモートワークを実施する企業が増えて、他の社員とコミュニケーションを取る機会が減少してしまいました。

その結果、コミュニケーション不足を感じる人も増えているようですが、マルチデバイス対応のツールがあればリモートワークを実施していても、気軽にコミュニケーションを取ることができます。

まとめ：無料から使えて機能豊富、PC・スマホ両方で使えるMEMBER-S（メンバーズ）がおすすめ！

社内コミュニケーションの円滑化・活性化に役立つコミュニケーションツール比較の方法や選び方について解説しましたが、おすすめなのは無料から使えて機能が豊富、さらにマルチデバイス対応のMEMBER-Sです。

チャット機能はもちろん、タスク管理・シフト管理・ファイル管理・日報などの機能を搭載しており、業務効率化にもつながりますのでぜひご活用ください。