社内コミュニケーションとは何か？重要性や導入方法を知ろう

皆さんは、「社内コミュニケーション」の重要性を理解していますか？

社内コミュニケーションとは、業務に関する情報交換・情報の共有・報連相・雑談など、会社内で行われている様々なコミュニケーションのことをいいます。

現在では、社内コミュニケーションを重要と考える企業も増えていますが、これは円滑なコミュニケーションによって多くのメリットが得られるためです。

今回は、「社内コミュニケーションの重要性やメリット」「具体的な導入方法」について解説します。

社内コミュニケーションとは？

最近では、社内コミュニケーションを重要と考える企業が増えています。

重要性が高まっている社内コミュニケーションとは、どのようなものなのでしょうか？

簡単に解説すると、社内での様々なコミュニケーションのことであり、例えば次のようなものがあります。

・業務に関する情報交換・情報の共有
・ 業務に関する報告・連絡・相談(報連相)
・雑談

社員同士での会話はもちろんですが、上司と部下、他部署とのやりとりなど様々な形があるのです。

社内コミュニケーションの目的

社内コミュニケーションの主な目的は、円滑に業務を進めるためです。

一般的に、ビジネスの現場では複数の社員や複数の部署が関わって業務を行います。

そのため、円滑に業務を進めるためには、従業員同士の情報交換や情報の共有などが重要になるのです。

反対に、コミュニケーション不足によって社内で情報を共有できずにいると、取引先やお客様に迷惑をかけてしまう場合もあります。

社内コミュニケーションが抱えている課題

社内コミュニケーションの重要性は高まっていますが、多くの課題を抱えていることも事実です。

例えば、次のような課題があります。

・ 他の部署や他の社員と顔をあわせる機会が少ない
・意見が通りにくい・発言できる機会が少ない
・コミュニケーションを取る時間や方法がない

元々の社風や働き方などにより、他の部署や他の社員と顔をあわせる機会が少ない場合があります。

また、コロナ過ではテレワークの導入によって、機会が少なくなってしまったケースもあるようです。

それから、意見が通りにくい雰囲気や自分の意見が発言できる機会が少ないケースもあったり、業務に忙殺されて時間がないケースや、そもそもコミュニケーションを取る方法がないケースもあります。

社内コミュニケーションを推進するメリット

社内コミュニケーションが円滑になることで、様々なメリットが得られます。

具体的には、次のようなメリットです。

・業務効率の改善
・新しいアイデアが生まれる
・モチベーションの維持や上昇
・離職率の低下

業務効率が改善される

最も大きなメリットは、「業務効率の改善」です。

情報を共有することで確認作業が減り、コミュニケーション不足によるミスを防止することができます。

また、ミスを防止するだけでなく、効率よく業務を進めることができるようになるのです。

お互いの情報・ナレッジが共有されて新しいアイデアが生まれる

意外なメリットとして挙げられるのが、新しいアイデアの創出です。

一人で考える、あるいは同じ部署の社員だけで考えていると、新しいアイデアを創出するのは簡単なことではありません。

しかし、他の社員や他部署の社員とアイデアを出し合うことで、新しいアイデアを創出できる場合もあります。

モチベーションが維持されて離職率が低下する

社内コミュニケーションが活発になると、自分の意見が通ったり意見交換が可能になり、社員のモチベーションは大きく上昇することになります。

意見交換が可能となることで社員のストレス軽減にもつながりますし、これにより離職率の低下にもなるのです。

社内コミュニケーションを導入する方法

ここまでは、社内コミュニケーションの重要性や課題について解説しました。

では、どのようにして社内コミュニケーションを導入すればよいのでしょうか？

結論から言えば、複数の方法がありますが大きなポイントは「コミュニケーションが生まれやすい環境を整えること」です。

コミュニケーション用のスペースを確保する

自然に会話が生まれやすい環境を作るには、コミュニケーション用のスペースを確保する必要があります。

具体的には、休憩スペースやミーティング用のスペースなどを設けるなどの方法により、社員同士の会話が生まれやすい環境を構築するとよいでしょう。

休憩スペースやミーティング用のスペースがあれば、業務に関する会話はもちろんですが、雑談なども生まれやすくなり、社内の雰囲気が改善されます。

社内イベントを開催する

それから、社内イベントを開催するのもおすすめです。

社員同士の交流はもちろんですが、他部署との交流を深めるのによい機会となります。

普段はなかなか会話ができない状況でも、イベントを開催することで会話が生まれやすくなり、お互いの名前や趣味などを知る絶好の機会になるのです。

コミュニケーション用のツールを導入する

社内コミュニケーションが円滑に進まない理由の一つは、「コミュニケーションを取る手段がない！」という場合もあります。

もちろんメールなどの連絡手段もありますが、メールだと文章の作成に時間がかかるなども課題もあるのです。

ですが、コミュニケーション用のツールを導入すれば、気軽に社内でのコミュニケーションが取れるようになります。

複数人での情報共有も簡単に行えますし、メールなどよりも気軽にやりとりができることから、導入を進めている企業も増えているのです。

コミュニケーション用ツールとしてメンバーズを導入！

コミュニケーション用ツールには、様々なものがありますが、その中でも「MEMBER-S」がおすすめです。

MEMBER-Sは、ビジネスコミュニケーションツールで、チャット機能を搭載しているので社員同士のやりとりをスムーズに行えます。

メールとは異なり、業務目的だけでなく、社員同士の気軽なコミュニケーション手段として活用することも可能です

「タスク管理」「シフト管理」「ファイル管理」「日報」などの機能を搭載していますので、社内交流の活性化や業務効率の改善などの効果が期待できます。

ぜひ、お気軽にご活用ください。