社内コミュニケーション活性化にはフリープランがあるツールを導入する理由

社内コミュニケーションツールの活性化は、業務の効率化や生産性の向上において重要なポイントです。

社員の定着率が低いことでコミュニケーションが疎かになり、うまく連携が取れないなんてこともあるでしょう。

今回は、社内コミュニケーション活性化のためにフリープランがあるツールを導入する理由を解説します。

また、社内コミュニケーションツールを選定するポイントやツール導入の注意点も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

フリープランありの社内コミュニケーションツールがおすすめの理由

まずは、フリープランありの社内コミュニケーションツールがおすすめの理由についてご紹介します。

コストをかけずに仮導入をするメリットができるメリットがあり、今後の社内コミュニケーションツール選びもスムーズになるでしょう。

利用にコストがかからない

フリープランがある社内コミュニケーションツールを使用することで、利用するコストを抑えることができます。

普段社内にいたら直接声をかけて相談できることも、優良ツールを利用するということはお金をかけてコミュニケーションをとることになるのです。

無料で利用できるツールであれば、できるだけコストを抑えて円滑なコミュニケーションが可能になります。

いつでも別のツールに交換できる

いつでも別のツールに交換できるのが、フリープランの良い点です。

高い利用料を払っても、導入した社内コミュニケーションツールを社員が使いづらいと感じてしまうと、定着率が低くなるということもあるでしょう。

フリープランでお試し導入することで、使いやすそうな他のツールに交換してみるという対策ができます。

本格的にツールを導入する際の選定基準になる

導入する前にフリープランのツールを利用することで、本格的にコミュニケーションツールを導入する際の選定基準になります。

例えば、Aツールは通話機能がそろっているが、ストレージ容量が少なく資料を共有しにくい一方で、Bツールは機能自体に慣れるまで難しいがストレージ容量が多いなどの場合です。

本格的な導入前に使い勝手を確かめることができますので、働き方や業務内容に合わせたツールを導入することができます。

社内コミュニケーションツールの選定ポイント

コミュニケーションツール選定のポイントはいくつかありますが、ここでは必要な機能がそろっているか、誰にとってもつかいやすいか、PC・スマホ両方に対応しているかの3点をみていきましょう。

一つでもかけてしまうとツールの定着率に影響し、スムーズなコミュニケーションができなくなる可能性があります。

必要な機能がそろっている

社内コミュニケーションツールの機能には様々な便利な機能が備わっていますが、全てのツールが同じわけではありません。

• チャット機能
• ファイルの添付
• 音声通話
• ビデオ通話
• 画面共有
• タスク管理
• スタンプ機能
• 他ツールとの連携
• グループ分け機能

上記の機能の中から、業務に必要な機能が備わっているツールを選ぶ必要があります（例えば、ファイルの添付ができても、ストレージ容量が少ないと動作が重くなるツールもある等）。

動作が重くなるなどの理由で社員が使いづらいと思ったら、導入するのは再検討が必要です。

誰にとっても使いやすい

パソコンに対して苦手意識を持つ社員こそ使えるような、社内コミュニケーションツールを選ぶ必要があります。

どの年代でも積極的に使うことで下の年代も使いやすくなり、社内でのツール使用を習慣化できるからです。

ツールの使い方講習や運用中のトラブル・不明点のアンケートを、事前にヒアリングすることも大切であることを念頭に置いておきましょう。

PC・スマホ両方で使える

PCとスマホの両方で使えることはもちろん、PCで操作した内容をスマホでも確認できることも大事な点となります。

働き方が選べるようになった今、在宅勤務や外回りの途中でも不自由なくコミュニケーションが取れる体制をとっておきたいものです。

時間や場所を問わずに連絡がすぐに取れ、チームの進捗を妨げないようなツールを選ぶ必要があります。

社内コミュニケーションツールを導入するにあたって注意するべき点

コミュニケーションツールを導入するときに注意するべき点について解説します。

利用目的やルールを社内で共有し、そのツールだけに頼らないことが大切です。

うまく使えば便利なコミュニケーションツールですが、それに依存しすぎるのは避けたほうが良いでしょう。

利用目的を社内で共有して認識しておく

利用目的を社内で共有することで、運用するイメージを持たせることができます。

「何故このツールを導入したか」「どんな機能が使えるのか」など認識されていないと、定着率が上がらずにコミュニケーションが滞ってしまうこともあるでしょう。

社員にヒアリングを行い、不明点があれば解消できる体制を取ることも大切です。

利用する上でのルールを明確に定めておく

社内コミュニケーションツールを利用する上で、ルールを明確に定めることが大切です。

実際に導入されているルールの例を紹介します。

• 勤務時間外は使用禁止
• 業務内容以外のやりとりは禁止
• ユーザー名の表示を統一させる
• 原則グループチャットでのやりとりを行う

LINEやメールでのやり取りのように、プライベートの会話をしているようでは業務に支障が出ます。

また、個人チャットでやり取りを行うと、伝達に手間がかかりスムーズではありません。

上記を参考にルールを定め、社員のストレスが減るような運用を目指すことが大切です。

ツールだけに頼った施策にしない

社内コミュニケーションツールだけに頼った施策は、避ける必要があります。

社員同士が直接対面していないと、仕事へのやる気が下がる場合があるからです。

また、会社への帰属意識が無くなり、社内の一体感や団結力を失う可能性もあるので、出社と在宅勤務のバランスをうまくとることが大切であることを念頭に置いて施策を検討しましょう。

まとめ：社内コミュニケーションはフリーで使えるツールがおすすめ

社内コミュニケーションツールの活性化には、フリーで使えるツールの導入がおすすめです。

フリーであることで利用コストをかけずに導入でき、合わない場合はすぐに別のツールに交換できます。

これにより、業務内容に合ったコミュニケーションツールの導入が可能になるのです。

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