『 社内コミュニケーションの取り組みとして「ツール」を導入するメリットとは』

社内コミュニケーションが十分でないと、以下の不具合が生じます。

・伝達不足による思いもよらないミスの発生
・業務の非効率化
・データの最新情報が共有されない
・返信のタイムロス

こういった業務の不具合は、コミュニケーションツールを導入することで解決できます。

業務の効率をあげることができると社員にもゆとりが生まれ、ビジネスを円滑にすすめることに成功している企業は増えていますので、コミュニケーションツールの見直しは重要です。

そこで、コミュニケーションを活性化させるツールの種類の紹介と、導入のメリットを詳しく解説していきます。

社内コミュニケーション活性化につながるツールの種類

社内コミュニケーションツールとは、会社内で意思や情報を伝達し、共有するためのツールです。

従来はメールや電話が主流でしたが、ITが発展したことで在宅勤務・リモートワークやサテライトオフィスなど働き方が多様化しているが活用されている昨今、多くのツールが組み合わせて活用されています。

ツールの中には有料での利用になるものもありますので、ツール導入にかけるコストを無駄にしないよう、いかに選択するかがビジネスを成功させる鍵となるのです。

以下に、社内コミュニケーションツールとして一般的な３つのツールについて説明します。

チャットルール

文書でやりとりをするメールに比べて比較的カジュアルであり、1対1や複数でのミーティングや意見交換時に使用できるツールです。

リアルタイムでのチャットが一般的ですが、相手の都合に合わせて非同期型のコミュニケーションをとることもできます。

在宅勤務やリモートワークなど遠隔地にいる社員を結んだ会議が可能になり、業界を問わず普及が進んでいるツールです。

グループウェア

企業内の「コミュニケーション」「情報共有」「業務効率」を図る複数の機能が搭載されたツールです。

ウェブメール・社内SNS・掲示板・ウエブ会議・文書管理・ファイルの共有・会議室の予約・スケジュール管理など、ビジネスに必要な多岐にわたる機能を備えています。

クラウド上でデータが共有できるインターネット接続環境とウェブブラウザがあれば、リモートワークであっても利用可能です。

社内SNS

社内SNSは、企業内の限定された組織内で利用するためのコミュニティ型のツールです。

仕事に関するコメントや、ちょっとしたつぶやきなど誰でも気軽に発信できる場となります。

個人間のやり取りの他、グループでもコミュニケーションが取れるため、部門や部署、役職などの垣根を超えたつながりを作ることも可能です。

アプリをタブレットやスマートフォンにインストールすることで、パソコンがない環境の外出先からでも気軽にメッセージのやり取りを行うことができます。

ツールを導入するメリット

社内コミュニケーションツールを導入することでどのようなメリットがあるでしょうか。

詳しく説明していきます。

業務が効率化する

社内コミュニケーションツールを導入することで、業務効率が改善します。

・タイムラグがすくないため、スピーディーに情報共有ができる
・漏れの無い確実な情報伝達ができる

社内のデータが共有できることでメール作成の手間や進捗報告などの時間も節約され、チーム全体の業務の効率化を図ることができます。

会議を減らして時間と費用を節約する

チャットを活用することで、会議を不要に開かなくてもよくなります。

チャットのログを議事録として利用できるため、議事録を取る人材が不要です。

また、対面での会議と異なりウェブ会議やチャットでの会議なら、資料配布はデータの共有で行えるため、紙の資料を印刷する手間がいりません。

また、遠方からの会議の参加も可能なため、本社に集まる際の交通費や宿泊費などの費用が発生しないのもメリットです。

社内の雰囲気が良くなる

社内コミュニケーションツールを利用することで、固いビジネス文書だけのつながりではなくなります。

絵文字やリアクションのスタンプで反応を返すことができるので、カジュアルなコミュニケーションが可能になるのです。

多くのコミュニケーションツールはアプリ版が存在するため、社外に出ている社員とも頻繁にコミュケーションが取れるようになります。

そのため、必然的に社員間の距離が近くなり、社内の雰囲気も良くなるのです。

社内コミュニケーション用のツールの選び方のポイント

社内コミュニケーションツールの導入にあたり、どんなツールを選んだらよいでしょうか？

そのポイントについてお伝えします。

導入・運用費用の安さ

会社にとっても便利で業務が効率化され、社内の雰囲気がよくなるツールはありがたいものですが、導入や運用の費用が莫大にかかるものではコストがかかりすぎてメリットが薄れてしまいます。

初期導入費用や社員数に対する運用費用、セキュリティの強さなど、自社の条件と予算に合ったツールを選びましょう。

必要な機能がそろっている

企業によって、必要な機能が異なる場合があります。

業務を行うにあたり、目的にあった機能が備わっているか確認しましょう。

例えば、モバイルでのコミュニケーションを可能にしたいのならば、アプリがあるかどうかも確認が必要です。

基本機能以外にもオプション機能で色々機能がカバーされているツールもありますので、予算内で必要な機能が搭載されているか確認しましょう。

誰にでも使いやすい

パソコン・タブレット・スマートフォンなど、使用するデバイスの制限がないか確認しましょう。

外出先やテレワークなど、場所を選ばずに全ての社員にとって使いやすいツールであるかもポイントといえます。

また、新しいツールは部署や世代によっては使いづらいと感じることもありますので、誰でも使いこなせそうなものなのか、無料期間がある場合は本格導入前に社内で利用して利便性の確認を行うことも重要です。

もし、上司が積極的に使用しないと、部下はツールを使いづらく感じることがあります。

どの世代でも使用でき、もし難しいようなら講習などを行ってくれる会社のツールを選びましょう。

まとめ　社内コミュニケーション活性化には無料で使えるメンバーズがおすすめ！

社内コミュニケーションを活性化させて利便性を上げるツールには、無料で使える「MEMBER-S」がおすすめです。

社員同士の交流を活発化させるのに役立つチャット機能はもちろん、業務上のタスクを確認できる機能も搭載されています。

ビジネスコミュニケーションツールであるMEMBER-Sを導入することで多くの課題を解決できますので、社内コミュニケーションに課題を感じているのならMEMBER-Sをぜひ活用してみてください。