電話代行サービスとは何か？導入することで得られる効果について

働き方改革や在宅ワークの影響で需要が高まっているのが「電話代行サービス」です。

ネット上では「しつこい勧誘電話で時間と労力がかかり、業務への集中力が途切れた」などという声も届きますが、電話代行サービスはそんなお悩みを解消することができる可能性が高いのです。

そこで今回は、電話代行サービスを導入することで得られる効果や注意点について解説していきます。

また、営業電話による業務効率低下を防ぐ電話代行サービス「MEMBER-S」についても紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

電話代行サービスとは？

電話代行サービスは、依頼者や企業にかかってきた電話をオペレーターが対応するものです。

勧誘や迷惑電話をオペレーターが遮断し、必要な案件だけをその担当者が対応することになります。

そのため、外周りやテレワークが多い企業や人手が足りずに電話対応が難しい企業でも、効率的に電話業務を遂行できるようになるのです。

働き方改革やテレワークが増えた近年、電話代行サービスの需要が高まっている傾向にあります。

電話代行サービス導入による効果

電話代行サービスを導入することで、企業にとって業務を効率化できるなどの効果があります。

また「電話対応に追われて人が足りない」という状況も回避し、必要最低限のコストで抑えられるのです。

電話代行サービスに任せられることは任せて、社員の負担を減らすことができるでしょう。

重要な電話を逃さない

電話代行サービスを導入することにより、勧誘や迷惑電話を遮断できて必要な案件だけに対応の時間を割くことができます。

オペレーターがかかってきた電話を一次対応し、担当者に取り次ぐためです。

顧客側にとって必ず電話に出てくれるという信頼が、自社の社員にとっては生産性の向上というメリットが生まれます。

業務を効率化できる

一日にできる仕事量が決まっているにも関わらず、不要な電話対応に時間を割くことで終わる業務も終わらないということもあります。

迷惑な勧誘電話などに時間を割くことがなくなり、集中できる環境が生まれて社員の業務の効率化につながるのです。

電話対応に時間をとられない

しつこい勧誘電話や迷惑電話は、その対応だけで相当な時間と労力がかかるものです。

電話代行サービスは、電話の内容をメッセージやチャットで報告をするので、最低限の電話対応で済みます。

採用コストを抑えられる

電話代行サービスは、企業や依頼者に合わせたコール数・報告方法・応対方法でプランを決められるため、コストを抑えて電話応対が可能です。

電話応対のためだけに社員を一人雇うと、賃金がかかり高いコストをかけなくてはなりません。

電話代行サービスは一か月に約1万円前後で導入できるため、自社の人件費を高めることなくコストを抑えられます。

電話代行サービス導入の注意点

社員の集中力向上による業務効率化が目指せる電話代行サービスの導入ですが、その一方で安定しない料金形態や対応の質などの注意点もあります。

トラブルや顧客からのクレームにもなりかねないので、対策をすることが大切です。

柔軟な対応が難しい

オペレーターが電話の一次対応をする電話代行サービスですが、柔軟な対応が難しい側面もあります。

実際に現場にいないことから、製品の詳細や専門的な質問を受けても適切な回答ができません。

また、顧客に対するトラブルの対応は自社の社員が直接対応する必要があります。

すべての電話業務を電話代行オペレーターに任せることはできないので注意が必要です。

利用料金が安定しない

電話代行サービスの料金が安定しない理由が、2つあります。

• 月額型でも上限コール数を超えるとオプション料金がかかる
• 成果報酬型は迷惑電話が増えてくるとその分料金がかかる

月額制で利用料を払う場合はコール上限が定められており、プランによって回数は変わりますがコール数が超過するとその分の料金は別途かかります。

また、電話がかかってきた回数に応じて料金を支払う成果報酬型は、受電数が安定していない企業や個人事業主に便利です。

しかし、一気に迷惑電話が増えてくる可能性もあり、料金が安定しにくいのも特徴なので注意しましょう。

重要情報の管理が必要

個人情報や機密情報などの管理を厳重にする必要があります。

• 企業秘密や内部情報は代行会社には伝えない
• 代行会社の情報管理体制を確認する
• オペレーターに対する個人情報取り扱いについての教育が行き届いてる会社を選ぶ

上記のような対策が必要であり、これを怠ると機密情報や個人情報などの漏洩リスクを高めることになるでしょう。

まとめ：電話代行ニーズはメンバーズで解決を

頻繁にかかってくる営業電話による業務効率低下には、電話代行機能を持つ「MEMBER-S」の導入がおすすめです。

MEMBER-Sのクラウドデスクサービスは、専門オペレーターが受電の対応を行います。

受けた電話の要件のみをチャットやメールで報告するため、営業電話対応の必要がありません。

ぜひご活用ください。