ビジネスチャットを導入するメリットは何か？導入メリットを徹底解説

現在では、社内にビジネスチャットを導入する企業が増えています。

ビジネスチャットとは、簡単にいえばビジネスで使用するチャットのことで、ビジネスに活用することでさまざまなメリットが得られるのです。

今回は「社内にビジネスチャットを導入する目的やメリット」について解説します。

ビジネスチャットを導入する目的

さまざまな企業で、社内にビジネスチャットを導入する動きが広まっています。

どうして導入が進められているのでしょうか？

ビジネスチャットを導入する主な目的は、次のようなものです。

・社内コミュニケーションを活性化するため
・業務効率化のため
・生産性向上のため

社内コミュニケーションに課題を抱えている企業が、その活性化を図るために導入するケースが増えています。

ビジネスチャット導入のメリット

はじめに、導入する目的について解説しました。

次に知っておきたいのが「ビジネスチャットを導入するメリット」です。

具体的にどんなメリットがあるのでしょうか？

社内のコミュニケーションが効率化する

一般的に、社内で他の社員や上司などとコミュニケーションを取るには、電話やメールを活用するのが主流でした。

しかし、メールなどの場合だと前後のやりとりを把握するのに時間がかかるという課題があり、複数のメールなどをチェックするにはそれぞれを開封しなければなりません。

しかし、ビジネスチャットを導入すれば、前後のやりとりがすぐに確認できます。

さらに、メールとは違い簡単にやりとりができる点も大きなメリットです。

ビジネスチャットを使えば、社内・社外の人と簡単にコミュニケーションがとれるため、業務効率が格段に向上します。

社内での情報共有が早くなる

ビジネスチャットを導入する最大のメリットと言えるのが「社内での情報共有が迅速になること」です。

ビジネスチャットは、インターネット環境があれば社内でも社外でも簡単にコミュニケーションがとれます。

これまでは、電話やメールが情報共有の主流でしたが、電話やメールだと情報を共有するのに時間がかかるという課題がありました。

例えばメールの場合は、外出先からでは確認できないという理由があります。

電話の場合も、担当部署や担当者につなぐまでに時間がかかっていました。

その点、ビジネスチャットは、リアルタイムで情報を共有できます。

スマホやタブレット端末でも利用できるツールも多いため、時間・場所などを選ばずに迅速にコミュニケーションがとれるのがビジネスチャットです。

タスク管理が効率化する

そのほかにも、タスク管理が効率化するのもビジネスチャットの大きなメリットです。

情報の共有が簡単に行えるのでビジネスチャットで他の人の進捗状況、スケジュールなどが素早く把握できます。

誰が、どのような作業をどのくらい進めているかが簡単にわかるのです。

プロジェクトチームで仕事を進める際には非常に大きなメリットですし、トラブルにつながるようなミスなども防げます。

会議を簡単に実施できる

ビジネスチャット導入のメリットとして、コミュニケーションの効率化・情報共有の迅速化・タスク管理の効率化などを挙げました。

その他で、大きなメリットが「会議を簡単に実施できること」です。

社内で会議を行う場合、これまでは会議に参加するメンバーを同じ場所に集めなければなりませんでしたから、スケジュールの調整が難しく、会議ができずにプロジェクトが前に進まないこともありました。

しかし、ビジネスチャットを導入すると、メンバーが参加するチャットルームで簡単に会議が実施できるようになります。

同じ場所にメンバーがいなくても、円滑簡便に会議を実施できるのです。

コロナ過ではリモートワークが実施されているため、会議の実施が難しい状況でした。

ですが、ビジネスチャットを導入すれば、メンバーが自宅にいても簡単に会議に参加できます。

社内のコミュニケーション不足を解消できる

「社内のコミュニケーション不足を解消できる」のも大きなメリットです。

チャットを使って情報を共有できますし、さまざまな確認もできます。

簡単なことであれば、わざわざ会議を実施しなくても、ビジネスチャットだけで決めることも可能です。

電話やメールとは異なり、気軽に利用できるため、社内のコミュニケーション不足の解消にもつながります。

仕事とプライベートを明確に区別できる

その他では「仕事とプライベートを明確にできること」もメリットです。

ビジネスチャットを導入していない企業では、担当の社員に連絡をとる際に、LINEなどプライベート用のものを使うケースがほとんどでした。

そのため、仕事とプライベートが不明確となってしまい、機密情報や個人情報の流出リスクが問題になっていたのです。

ビジネスチャットを導入することで、仕事とプライベートを明確に区別できるようになり、リスクを低減することができます。

メリットを生かす導入方法

多くのメリットについて解説しましたが、そのメリットを生かすための、導入方法も理解しておくことが大切です。

導入目的を明確にする

導入する際に必ず行うべきことは、「導入目的を明確にすること」です。

実際に、ビジネスチャットを導入したのに、社員が活用していないというケースもあります。

社員の混乱を避けるため、導入目的を明確にして、社員が効果的に活用できる環境を整えることが大切です。

導入目的に合ったツールを導入する

ビジネスコミュニケーションツールには、さまざまなものがあります。

価格・連携・機能などの違いがあるため、導入目的に合ったツールを選ぶのがポイントです。

価格の安さだけで選んでしまうと、導入しても活用できないなどとなってしまいます。

ツール利用のルールをきちんと設定する

「利用する際のルールを明確化すること」が非常に重要です。

正しく使用すれば、社内コミュニケーションの活性化につながりますが、明確なルールがないと無秩序な状態となってしまいます。

あくまでもビジネスで利用するものですので、ルールを明確にしておくべきです。

まとめ：ビジネスチャットで社内コミュニケーションを活発に

社内にビジネスチャットを導入することで、社内コミュニケーションの活性化につながりますし、さらには業務の効率化や情報共有が迅速に行えるなどのメリットもあります。

ビジネスコミュニケーションツールにはさまざまなものがありますが、「MEMBER-S（メンバーズ）」がおすすめです。

チャット機能はもちろん、「タスク管理」「シフト管理」「ファイル管理」「日報」などの機能も搭載しいます。

あらゆるビジネスシーンでご活用できるので、ぜひご活用ください。