ビジネスチャットはこう活用するべし！活用事例を紹介

近年では、ビジネスチャットを社内に導入する企業が増えています。

ただ、「ビジネスチャットをどのように活用すればよいのかわからない！」「活用シーンがイメージできない！」など、迷ってしまうケースも珍しくありません。

今回は、実際の活用事例を紹介しながら、活用方法について解説します。

ビジネスチャットの活用で不要になる業務

皆さんは、ビジネスシーンで煩わしいと感じるシーンありませんか？

例えば、パソコンから堅苦しいビジネスメールを作成・送信するシーン、会議のために会議室に社員が集まるシーンなどです。

ビジネスチャットを上手に活用することで、このような煩わしいと感じる業務が不要になります。

堅苦しいビジネスメール

ビジネスチャットが未導入の場合、社内で確認作業や情報伝達を行うには、メールの作成が必要です。

社内でもビジネスマナーが求められるため、たった１通のメールを作成するだけでも、時間がかかります。

さらに、相手からの返信を確認しなければなりません。

しかし、ビジネスチャットを利用すれば、堅苦しいビジネスメールを作成する作業が削減できます。

メールよりも気軽に使えて、情報の共有・情報の伝達がスムーズに行えるようになるため、無駄な時間を削減できて本来の業務に集中できるようになるのです。

会議室での会議

一般的に、会議を行う場合には会議室に社員が集まり、会議を行います。

同じ会議室に社員が集まらなければならないため、日程の調整が難しい場合や出張やリモートワークなどで、社員が集まれないという場合もあるのです。

ですが、ビジネスチャットを活用すれば、同じ会議室に集まる必要がなくなります。

ビジネスチャットには、ビデオ・音声通話機能などが搭載されているものが多く、この機能を使えば、同じ場所にいなくてもWeb会議が簡単に実施できるのです。

リモートワークで自宅にいる社員や、出張で別の場所にいる社員ともWeb上で簡単につながることができます。

つまり、会議室に集まって会議を行う必要がなくなるのです。

相手の都合に振り回されなくて済む

電話でやりとりを行う場合、相手の都合に振り回されてしまう場合があります。

例えば、曜日や時間帯などを指定してくるケースです。

ビジネスチャットなら、相手の都合に振り回される必要はありません。

情報共有が簡単に行えますので、相手の都合の良い時間帯や曜日に確認してもらえばよいのです。

さらに、電話でのトラブルを防ぐのにも役立ちます。

電話の場合には、「聞き間違い」や「情報伝達のミス」などが起こる場合があり、場合によっては大きなトラブルに発展することもあるのです。

ビジネスチャットでは、チャットにやりとりの履歴が残っていますので、ミスを防ぐことが可能になります。

ビジネスチャット導入事例

上手に活用することで、煩わしいと感じていた業務が大幅に減ると解説しました。

次に、紹介したいのが実際の活用事例です。

どのような場所で、どのように活用されているのか、どんな変化があったのかを解説します。

意思決定の迅速化と業務時間の短縮に成功

まず、活用事例として紹介したいのが、「東洋アルミニウム株式会社」(参考資料https://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/02tsushin02_04000041.html)の事例です。。

チャットツールを導入する前は、以下のような課題がありました。

・工場での時間外労働
・莫大なメール処理
・長時間の会議

上記のような課題に対して、次のことを実施したそうです。

・チャット上で、報告・連絡・相談・決済を行う
・製品・テーマごとにグループチャットで情報の一元化を行う
・チャットで会議を行う前に、資料をアップロードしておく

【ビジネスチャットツール導入後の効果】
・意思決定の迅速化と業務時間の短縮に成功
・事前に会議資料を共有することで会議時間の大幅な短縮に成功
・ビデオチャットによる顧客対応の質が向上

導入後の効果を見てもわかるように、時間外労働・大量のメール処理・長時間会議など多くの無駄を削減し、業務効率化に成功しています。

セキュリティに厳しい大企業とのリアルタイムなやりとりに成功

次に、活用事例として紹介したいのが、「株式会社サイバーエージェント」(参考資料https://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/02tsushin02_04000041.html)の事例です。

チャットツールを導入する前は、以下のような課題がありました。

・一般的なソーシャルサービス利用によるシャドーIT問題（シャドーITとは、企業や組織などが把握していない機器もしくはサービスを使用して業務を進めている状態のこと　例：個人のパソコンやスマホを業務に使用する）

・非効率な顧客とのメールでのコミュニケーション

上記のような課題に対して、次のことを実施したそうです。

・全社でビジネスチャットツールを導入(役員なども含む)
・業務プロセスをチャットに流す
・顧客とのやりとりをメールではなく、チャットに変更

【ビジネスチャットツール導入後の効果】
・セキュリティに厳しい大企業とのリアルタイムなやりとりが実現
・事業本部全体で１月あたり25,000時間以上の業務効率化を実現
・子会社・関連会社などグループ全体でのプロジェクト推進に成功
　
こちらも効果を見るとわかるように、業務効率化やサービス品質の改善などの効果が出ています。

まとめ：ビジネスチャット活用で事業をレベルアップ

ビジネスチャットを導入することで、さまざまなメリットを得ることができます。

業務効率化やサービス品質の向上などを実現し、多くの無駄を削減できて社内コミュニケーションの活性化にもつながります。

そんなビジネスチャットを導入するのなら、「MEMBER-S（メンバーズ）」がおすすめです。

コミュニケーション円滑化や業務効率化に最適なので、ぜひご活用ください。