ビジネスチャット利用上のマナーとは？正しいビジネスチャットの使い方を徹底解説

社内コミュニケーションの活性化・円滑化などを目的として、ビジネスチャットを導入する企業が増えています。

ビジネスチャットを活用することにより、業務効率化にもつながりますが、「マナーを知らない！」「マナーを守らない！」などの課題もあるのです。

今回は、「ビジネスチャットを利用する際のマナー」「正しい使い方」について解説します。

ビジネスチャットでNGな行為

メールよりも堅苦しくなく、迅速にコミュニケーションが取れるビジネスチャットは、簡単に利用できますが「NG行為」もあります。

皆さんは、ビジネスチャットでのNG行為、職場で行っていませんか？

無駄に長い文章を送る

まず、意外とやってしまうのが「無駄に長い文章を送る」ということで、これもNG行為の一つです。

その理由は、次のようなものが挙げられます。

・長い文章は読むのが疲れる・時間がかかるため
・要件が伝わらない可能性があるため
・ミスが発生する可能性があるため

単純に長い文章が送られてくると、読むのに時間がかかりますし、読むのに疲れてしまいます。

さらに、長文で書かれると、要点がわからず要件が伝わらない可能性があり、誤解やミスなどが発生する可能性があるのです。

送る前に要点を箇条書きにしてまとめる、結論を先に伝える、など相手に読みやすい・わかりやすい文章を送るのがマナーとなります。

仕事と関係のないメッセージを送る

社内コミュニケーションの活性化などを目的として、多くの企業が導入しています。

そのため、ビジネスチャットを活用してもよいのですが、「仕事と関係のないメッセージを送る」のはNGです。

プライベートではなく、ビジネスであることを忘れてはいけません。

無駄なチャットに時間を奪われると、効率が下がってしまいます。

言葉遣いがおかしい

メールよりも堅苦しくなく、手軽に利用できるビジネスチャットですが、言葉遣いには注意が必要です。

例えば、次のようなケースが挙げられます。

・部下が上司に「友達口調」のチャットを送る
・他部署の社員に「砕けた口調」のチャットを送る

もちろん、社内で良い関係を築けていれば、大きな問題にはならないかもしれません。

しかし、「マナーが悪い」「常識がない」と思われてしまう場合もあります。

失礼な文章を送るのは、NG行為です。

言葉遣い・誤字脱字などには注意しましょう。

メッセージを無視してしまう

NG行為の中でも、とくにやってはいけないのが「メッセージを無視する」という行為です。

ビジネスチャットでは、「迅速な情報の共有」「質問・確認」などの目的で使用されることが多くなっています。

そのため、無視してしまうと、メッセージを読んでもらえたのかがわからず困惑してしまうのです。

送られてきたチャットには、反応することが重要になります。

異常に早く返信等を求める

業務効率化のためには、素早い返信は重要です。

ですが、どのような場合でもすぐに返信できるとは限りません。

例えば、打ち合わせ中・会議中などの状況も考えられますので、相手の都合も考えて、必要以上に早く返信を求める行為はNGです。

ビジネスチャットで守るべきマナー

ビジネスチャットにおける、主なNG行為について解説しました。

次に、守るべきマナーについて解説します。

ビジネス向けの言葉遣いを心がける

プライベートチャットではなく、ビジネスチャットを利用する場合には、ビジネス向けの言葉遣いを心がけることが重要です。

あくまでも、ビジネス上の付き合いであることを忘れずに、相手を不快にさせない言葉遣いが大切となります。

できる限り早く返信する

ビジネスチャットを利用する目的には、社内コミュニケーションを効率化・迅速化が含まれています。

そのため、可能な限り早く返信をするのがマナーです。

スタンプも適宜使用して反応を示す

重要な内容でなければ、素早く反応できる、スタンプの活用も効果的です。

スタンプには、さまざまなものがあり、自分の感情などを表現できるものがあります。

忙しいときなどには、スタンプを活用すると素早く反応できて便利です。

文章はわかりやすく短めに

文章は、相手が読むことを想定して作成します。

無駄を省き、「わかりやすさ」「読みやすさ」を意識するのがポイントです。

「件名」「ファイル名」など、要件や対象を明確にすると伝わりやすくなります。

発信相手を明確にする

ビジネスチャットでは、グループチャットを作成し、情報を共有しているケースもあります。

グループチャットで、メッセージを送る際には、「誰に宛てたメッセージであるか」を明確にすることがポイントです。

対象者を明確にしないと、相手に伝わらない場合があります。

「対象者の名前」を入れて発信すると効果的です。

業務時間内にだけメッセージを送る

マナーとして、メッセージを送るのは業務時間内だけにしましょう。

業務時間外に連絡をしてしまうと、相手のプライベートの時間を奪ってしまうことになりかねません。

どうしても確認しなければならない場合には、「返信不要です」など相手に配慮することが重要です。

使用上のルールを定めて遵守する

ビジネスチャットは、非常に便利で業務効率化に役立ちます。

しかし、使用上のルールを定めておかなければ、情報の流出など大きなリスクにつながるおそれもあるのです。

ルールを明確にして、リスクを低減することが求められます。

まとめ：マナーを守ってビジネスチャットを利用しよう

マナーを守り、正しく使用すれば、ビジネスチャットには多くのメリットがあります。

さまざまなビジネスチャットがありますが、その中でもビジネスコミュニケーションツール「MEMBER-S（メンバーズ）」がおすすめです。

社員同士のコミュニケーションの活性化にはチャット機能が効果的で、さらに「タスク管理」「シフト管理」「ファイル管理」「日報」などの機能も搭載しているので、業務効率化にも役立ちます。

ぜひ、「MEMBER-S（メンバーズ）」をご活用ください。