ビジネスチャットとは何か？導入効果を徹底解説

近年、多くの企業でビジネスチャットツールが導入され、社内外のコミュニケーションで活用されています。

しかし、導入していない企業にとっては、ビジネスチャットツールの導入がどういった効果をもたらすのかご存じないケースも多いです。

この記事では、ビジネスチャットの導入効果について徹底解説します。

ビジネスチャットとは？

ビジネスチャットとは、ビジネスにおいてコミュニケーションができる機能を持つツールです。

従来のメールに比べて、リアルタイムで迅速なコミュニケーションが可能になります。

例えば、メッセージの送受信が羅列されて時系列順で閲覧できたり、ファイルのアップロードやダウンロードが可能になったりなど、従来のツールとは異なる特徴を持っているのです。

プライベートで使用しているLINEなどのチャットツールよりも、セキュリティや管理機能に優れているため、ビジネスシーンで多く活用されています。

ビジネスチャットとメールの違い

ビジネスチャットは複数人での連絡が容易にでき、リアルタイムの連絡に優れています。

チャット画面は時系列順に羅列して、連絡事項が一目でわかるからです。

また、タスク管理や情報管理がしやすく、ファイルのアップロードや共有ファイル管理もアプリ内で可能となっています。

メールはツールの導入なしに、コストをかけずにできるメッセージツールですが、リアルタイムでのやり取りがしにくく、過去のメッセージ管理がしにくいのがデメリットです。

ファイルやタスク管理機能がないため、業務連絡のみで使用するツールとなります。

ビジネスチャットの機能

ビジネスチャットの主な機能は以下の通りです。

・チャット
・グループチャット
・タスク管理
・共有ファイル管理
・通話機能（音声通話・ビデオ通話）

チャット・グループチャット機能では、リアルタイムなコミュニケーションを1人から複数人で可能です。

また、タスク管理では個人やグループ内のタスクを設定できて、プロジェクトなどを計画的に遂行できます。

共有ファイルの管理においては、グループ内でアップロードされたファイルをまとめて閲覧できるものもあるのです。

以前に共有されたファイルを探す手間が省けるため、業務効率化にも繋がるでしょう。

ビジネスチャットの中には通話機能が搭載されているものもあり、緊急の連絡やちょっとした会議が可能です。

ビジネスチャット利用が広がっている背景

ビジネスチャットの利用が広がっている背景には、リモートワークを導入する企業が増えたことが挙げられます。

在宅で仕事をする社員が増えたことにより、よりコミュニケーションが取りやすいチャット機能が必要とされたためです。

例えば、電話やメールでの連絡事項の共有は、ひとりひとりに個別で送らなければなりませんでした。

しかし、ビジネスチャットツールのグループチャット機能を利用することで、一度で複数人に共有が可能です。

業務の効率化や社内コミュニケーションの活性化に繋がり、需要が高まっていったと考えられます。

オンプレミス型とクラウド型の違い

オンプレミス型とクラウド型の違いは、一からシステムを構築するか、既に構築されたシステムを使うかの違いです。

オンプレミス型は、社風や状況に合わせてシステムを構築するため、カスタマイズが幅広くできて自由度が高いのが特徴となります。

一方クラウド型は、既に構築されたシステムを使用するため、コストを抑えて即時に導入可能です。

クラウド型のビジネスチャットは、現在多くの企業が提供しているサービス形式であり、搭載されている機能や料金が異なるため、いくつかのサービスを比較して選んでいく必要があります。

コストを抑えてすぐに導入できるのがクラウド型、コストはかかるが自由度が高く社風に合ったカスタマイズができるのがオンプレミス型です。

ビジネスチャット導入により得られる効果

ビジネスチャット導入により得られる効果は以下の通りです。

・業務効率が改善する
・社内コミュニケーションが活性化する
・情報漏洩リスクが低下する

多くの企業で導入されているのには、いくつかの理由とメリットがあります。

業務効率が改善する

情報共有が迅速に行われ、無駄な会議も削減されるため、業務効率化に繋がるのです。

ビジネスチャットに搭載されている機能の中に、メッセージやファイルの検索機能があります。

やり取りした相手ごとに探したい情報が見つかり、前後のチャット内容も閲覧できるため、過去の情報を再度確認し直すことが可能です。

また、スマートフォンでのチャットのやり取りができ、移動中や出先での情報共有が容易になりました。

プロジェクトの遂行がスムーズになるため、ビジネスチャットを導入することで業務効率が改善されます。

社内コミュニケーションが活性化する

業務において重要な社内のコミュニケーションが活性化します。

メールのように一件ずつ送る形式ではなく、チャット機能は気軽に連絡が取りやすいのが特徴です。

会話形式でメッセージが残るため、堅苦しくならずにメッセージを送信できます。

ちょっとした相談や報告なども送信しやすいため、社内コミュニケーションの活性化に繋がります。

情報漏洩リスクが低下する

ビジネスチャットツールによっては、高いセキュリティを売りにしたサービスを提供する企業があります。

プライベートではなくビジネスで利用するチャットツールのため、企業の内部情報や顧客情報が漏洩するのは絶対に避けたいところです。

高水準のセキュリティシステムを搭載しているツールを選ぶのが良いでしょう。

また、プライベートでの利用がほぼないため、関係のない相手への誤送信を最小限に抑えることができます。

ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットの選び方は以下の3つに着目するといいでしょう。

・料金
・機能と使いやすさ
・セキュリティ

たくさんの企業が提供するビジネスチャットですが、どのように選べばいいか分からない方はぜひ参考にしてみてください。

料金

まずは導入する上で、利用料金から選びましょう。

社風や状況によって必要な機能と料金が適切かの確認をしなければなりません。

料金が高くて過剰に搭載された機能は不適切で、逆に料金が安くてもデータ容量が少なくコミュニケーションに支障が出ては元も子もないでしょう。

継続的に運用することを考慮して、予算内でコストパフォーマンスが良いツールを選ぶことが大切です。

機能と使いやすさ

社員が使用する上で、必要な機能が使いやすいビジネスチャットを選びましょう。

操作が難しいと定着率が下がり、社内のコミュニケーションが滞るきっかけにもなります。

例えば、自由度が高いツールは操作が難しい場合がありますが、どの年代の方にも操作しやすく、積極的に使えるようなツールが適切です。

セキュリティ

ビジネス利用においてセキュリティの強化は欠かせません。

気軽にコミュニケーションができることで、多くの情報がビジネスチャット内に集結します。

例えば、未発表の情報などの会社内部の秘密情報などの情報もチャットでやり取りする機会があるでしょうが、これらが漏洩すれば大きな損失になるでしょう。

情報漏洩のリスクを最小限にするためにも、メッセージが暗号化され不正アクセスのブロックなどの対策がされているビジネスチャットを選んでください。

まとめ：ビジネスチャットは社内コミュニケーション活性化に貢献するツール

ここまで、ビジネスチャットについて解説しました。

結論として、ビジネスチャットは社内コミュニケーションに貢献する重要なツールです。

社内コミュニケーションを活性化させることで、業務効率化に期待ができます。

また、セキュリティ面で対策されているビジネスチャットを導入することで、情報漏洩のリスクも軽減します。

多くの企業がビジネスチャットツールを提供するため、どのツールを導入すべきか迷うかもしれません。

予算と自社の状況に合ったツールを選ぶことが大切です。

また、ビジネスチャットツール「MEMBER-S」は無料プランを用意しています。

機能や導入後の雰囲気を体験してみたい場合、一度導入してみてはいかがでしょうか。