社外の人ともビジネスチャットは便利！活用メリットを徹底解説

社内でのやりとりにビジネスチャットを活用している企業は、近年さらに増え続けています。

ですが、最近では社外の人とのやりとりにも、ビジネスチャットを活用している企業が増えているのです。

この記事では、社外の人とのやりとりにもビジネスチャットを利用することのメリットについて解説します。

社外の人とビジネスチャットでやりとりするメリット

社外の人とビジネスチャットでやりとりするメリットは以下の通りです。

・やりとりの記録が履歴として残る
・セキュリティが堅牢
・リアルタイムでやりとりできる
・迷惑メールが届かない
・面倒なあいさつ文が不要
・メールのような誤送信リスクがない
・引継ぎがしやすい
・ファイル共有がしやすい
・無料ツールならコストがかからない

社内だけでなく、社外の人ともコミュニケーションを活性化することが重要になります。

ビジネスチャットはやりとりの記録が履歴として残り、ファイルの共有がしやすいのが特徴です。

企業にとってセキュリティ面での利点が多いので、一つ一つみていきましょう。

やりとりの記録が履歴として残る

ビジネスチャットツールは、すべてのメッセージが履歴として残ります。

また、そのときに送信されたファイルの確認も同時に可能であるため、クライアントとの意見のすれ違いなどを防げるのも魅力です。

メールは一件ずつ開かないと内容が確認できませんが、チャットは同じページ内で時系列順にさかのぼって確認できます。

契約や業務提携などのやり取りの場面でのトラブルを防げるので、社外の人とビジネスチャットツールでやり取りするのがおすすめです。

セキュリティが堅牢（けんろう）

ビジネスチャットツールは、セキュリティが堅牢です。

ビジネス仕様で構築されたツールであるため、高いセキュリティ対策がされているものが多く提供されています。

例えば、メッセージの暗号化や不正アクセスのブロック機能などが充実しているのです。

社員同士でやりとりするよりも、社外の人とのやりとりは管理者の目が行き届かないため、セキュリティ面でリスクが増えます。

そのため、セキュリティ機能は堅牢なビジネスチャットツールを使用する必要があるのです。

リアルタイムでやりとりできる

同じ会社で働いていない社外の人だからこそ、リアルタイムでのやりとりが大切です。

また、社外の業務形態においてスケジュールも分からないため、お互いの時間で自由にやりとりができる点がメリットになります。

意見のすり合わせが簡単にできて小さな会議なども必要なくなるため、お互いの業務の効率化やストレス軽減のためにも、社外の人とのビジネスチャットはおすすめです。

迷惑メールが届かない

メールだと「迷惑メール」が届く可能性がありますが、ビジネスチャットは不要なメッセージが届くことがありません。

メールの場合はアドレスの文字列が予測できるため、悪質な業者が迷惑メールを大量送信してくるリスクがあります。

ビジネスチャットはサーバー内でやりとりが行われるため、外部が立ち入ることができにくいセキュリティを備えているのです。

必要なメッセージのみを受信できるため、ビジネスチャットツールがおすすめのツールとなります。

面倒なあいさつ文が不要

ビジネスチャットツールでは、面倒なあいさつ文が不要なため、スムーズにやりとりを行えます。

メールでやりとりをする場合、メールにおけるマナーを守って送信しなければなりません。

例えば以下のような内容です。

・文頭「株式会社〇〇　△△様　お世話になっております。」
・文末「——署名——-」

あいさつ文や一般的なマナー通りにメールを送信しなければならず、かなりの時間を要しますが、チャットツールでやりとりをする場合であれば必要最低限の文言を省いて気軽にやりとりが可能です。

細かいすり合わせなどが簡単にできるため、業務の生産性も改善されます。

メールのような誤送信リスクがない

ビジネスチャットツールでは、メールアドレスの入力間違いなどによる誤送信のリスクが無くなるのです。

ビジネスチャットツールは、「グループチャット」と「個人チャット」に分けてやりとりができます。

そのため、関係の無い人に送ってしまうリスクを減らし、情報漏洩に対する対策が可能なのです。

引継ぎがしやすい

ファイルの共有や業務遂行時の注意点などの履歴がチャットに残るため、引継ぎがしやすいのがビジネスチャットの特徴です。

チャット内で「どこにファイルを格納したか」「何を伝えたか」などの検索ができます。

また、今後プロジェクトグループの参加者が増えても、過去のメッセージが閲覧できるため簡単に引継ぎが可能です。

ファイル共有がしやすい

ビジネスチャットツールでは、ファイルの共有がしやすいのが特徴です。

メールでファイルを送る際、「容量が大きいデータは一つ一つ送る必要がある」「パスワードなどで保護して送らなければならない」など、セキュリティや容量の問題で弊害が生じます。

一方、ビジネスチャットツールでファイルを送る場合は、送信ボタン一つで送信が可能です。

そして、グループ全体でファイルを共有できるため、一人ずつ送る必要がありません。

無料ツールならコストがかからない

無料ツールやフリープランがあるビジネスチャットは、利用コストがかからずにいつでも別のツールに変更できるなどのメリットがあります。

いざ有料のツールを導入しても、社員にとって使いづらいもので定着率が下がると、円滑なコミュニケーションができなくなるのです。

新たなコミュニケーションツールを導入する際は、慎重にツールを選ばなければなりませんが、無料ツールであれば気軽に乗り換えできます。

社外の人とビジネスチャットを利用する際の注意点

社外の人とビジネスチャットを利用する際の注意点は以下の通りです。

・導入や操作が簡単なツールにする
・セキュリティや管理機能が充実したツールが安心
・使用ルールを決めて社内外で共有する

社員同士のコミュニケーションに比べ、セキュリティなどには気を付けなければなりません。

また、使用する際のルールを取り決め、それを社内で共有する必要があります。

導入や操作が簡単なツールにする

ビジネスチャットツールには、自由度の高いものから操作が単純なものまで、様々な種類があります。

自由度の高いものは使いやすいようにカスタムできますが、使いづらい側面もありますので、使用方法などの無駄なやりとりは避けたいところです。

つまり、社外の人でもスムーズに操作が行えるような簡単に使えるものを導入しましょう。

セキュリティや管理機能が充実したツールが安心

社外の人とやりとりする場合、内部情報や機密情報などの漏洩を防ぐため、セキュリティが強化されたツールの導入が安心です。

また、やりとり参加者の管理機能が充実したツールを選ぶことで、トラブルを防げます。

企業からの信頼関係を築くためにも、セキュリティ対策や管理機能を搭載したツールを選びましょう。

使用ルールを決めて社内外で共有する

ビジネスチャットツールは使用ルールを決め、社内外で共有することが大切です。

プライベートチャットツールのように気軽に使えるとはいえ、最低限のマナーは必要になります。

同じ会社にいない社外とのやりとりだからこそ、連絡時間帯や休日などの報告を行い、お互いが不快にならないようにしましょう。

まとめ：社外とのやり取りもビジネスチャットが便利

社内だけでなく、社外とのやりとりにもビジネスチャットが便利です。

リアルタイムでのやりとりが履歴として残り、引継ぎやファイルの共有もしやすく、セキュリティが堅牢で迷惑メールが届かないなどのメリットがあります

社外の人とのやりとりは、信頼関係を構築するためにもセキュリティを強化して行う必要があり、慎重にビジネスチャットツールを選定する場合は無料ツールやフリープランがあるものを試すのが効果的です。

ビジネスチャットツール「MEMBER-S」はフリープランがあるため、試用期間が作れます。

そのため、使いづらいと感じた時には他のツールへの移行も簡単です。

社外でのコミュニケーションツールを選ぶ際は、ぜひ参考にしてみてください。