ビジネスチャットの上手な使い方を徹底解説

近年、社内にビジネスチャットを導入しようと考えている企業が増えています。

しかし、「どのように使えばよいのかわからない！」という声も少なくありません。

今回は、「ビジネスチャットの上手な使い方」について徹底解説します。

各連絡手段それぞれの強み

まず、ビジネスチャットの上手な使い方について解説する前に、ビジネスシーンで使われる連絡手段について解説します。

ビジネスシーンでは、主な連絡手段として「チャット」「電話」「メール」が使われています。

それぞれの強みについて、覚えておくと効果的です。

チャットの強み

チャットの強みとして挙げられるのは、次のようなものです。

・同時に複数名とのやりとりができること
・情報の共有が簡単なこと
・電話やメールよりもスピーディーなやりとりができること
・気軽にやりとりができること

電話やメールでは、同時に複数人とやりとりするのは難しいですが、チャットであれば複数名とのやりとも可能です。

さらに、情報の共有も簡単にできますし、スピーディーなやりとりができるのが大きな強みと言えます。

電話の強み

電話の強みとして挙げられるのは、次のようなものです。

・直接要件を伝えることができる
・細かい部分や感情なども伝えることができる

チャットやメールなどでは、相手が通知に気づかないと要件を伝えることができません。

しかし、電話であれば直接要件を伝えることができます。

また、文章だけでは伝えることができない、細かい部分や感情などを伝えやすいというのも大きな強みです。

メールの強み

メールの強みとして挙げられるのは、次のようなものです。

・長文を送るのに適している
・相手とのやりとりを証拠として残すのに最適

チャットで長文を送るのは難しいですが、メールであれば長文を送ることができます。

また、相手とのやりとりを証拠として残しておきたい場合などにも最適な手段です。

ビジネスチャットの賢い使い方

ビジネスチャットを導入して上手に使うことで、業務効率化に役立ちます。

さまざまな賢い使い方ができますので、覚えておくと便利です。

タスク管理

チームで仕事を進める場合に役立つのが「タスク管理」です。

タスク管理機能で、チームのメンバーのタスク・進捗状況の共有が簡単に行えます。

メンバー間でタスクの状況を共有することで、管理の負担が軽減できるのです。

日報

企業の多くは、その日の業務を報告する書類である日報を作成しています。

しかし、日報にはさまざまな問題があるのです。

・字が汚いなど読みづらい場合がある
・管理が難しい
・直帰が難しい場合や、出張などで作成・提出が難しい

ですが、ビジネスチャットを導入すれば、このような問題は解決します。

管理が楽になるだけでなく作成する社員の手間や時間の削減も可能で、インターネット環境があればオフィスにいなくても日報の作成ができるのも魅力です。

電話の内容を伝える

ビジネスチャットで電話の内容を伝えることもできます。

他の社員宛てにかかってきた電話の内容をメモして、その内容を本人に伝えるというシーンにおいては、伝言を書いたメモを直接渡しに行くのもよいのですが時間がかかる場合もあるでしょう。

社外にいる場合もありますし、わざわざ探しに行く時間も無駄になります。

そんなときは、ビジネスチャットを使うと便利です。

電話の内容をチャットで送信すれば、わざわざ探しに行かなくても伝えることができます。

既読・未読など状況を把握できるものがほとんどなので、伝言が伝わったかどうかもわかるので安心です。

データベース

グループチャットを作成しそこでメンバーとやりとりを行うようにすると、チャットに必要な情報が蓄積されます。

共有したファイルや情報などチャットを遡ることで、過去の情報をチェックできるのです。

そのため、データベースのように活用することもできます。

ウェブ会議

ビジネスチャットでは、ウェブ会議が簡単に行えるようになっています。

これまでは、会議に参加する社員が、社内など同じ場所にいなければ実施できませんでした。

しかし、ビジネスチャットを導入すれば、インターネット環境があれば同じ場所にいなくても会議の実施が可能です。

取引先や出張などで外出しているメンバーがいても、会議ができるので、意思決定などがスムーズに行えます。

ビジネスチャットを効果的に使うためのポイント

ビジネスチャットの賢い使い方について解説しました。

もう一つ覚えておきたいのが、効果的に使うためのポイントです。

ただ使えば上手に活用できるというものではなく、効果的に使うためにはいくつかのポイントを押さえておく必要があります。

利用目的を明確にする

最も重要なポイントは「利用目的を明確にすること」です。

この「何のために使うのか？」がはっきりしていないと、効果的に使うことはできません。

とくに、連絡手段でも解説したように、ビジネスでの連絡手段にはビジネスチャット以外にも電話やメールがあります。

電話やメールではなく、ビジネスチャットを使用する理由を明確にしないと、社員が利用しなくなってしまうのです。

目的に合ったツールを導入する

ビジネスチャットといっても、一つではなく、非常に多くのものがあります。

料金プランや搭載されている機能などの違いもあるため、どれでもよいというものではありません。

それぞれの目的に合ったもの選ぶことが大切で、使いたい機能が搭載されているか、どのような使い方ができるのかなどを確認してから導入することが重要です。

運用ルールを設定して共有する

ビジネスチャットは、あくまでも業務効率化やコミュニケーションの円滑化を目的として、導入されるケースがほとんどです。

運用ルールを決めておかないことで、業務とは関係ない雑談などが増えてしまうこともあります。

また、運用ルールを定めていないと、管理も難しくなってしまうのです。

適切な運用を行うには、運用ルールを決めておくことが大切であることを念頭に置いておきましょう。

まとめ：ビジネスチャットを賢く使って仕事を効率化

ビジネスチャットを導入し、賢く使えば業務を効率化することができます。

ビジネスチャットにはさまざまなものがありますが「MEMBER-S（メンバーズ）」がおすすめです。

業務タスクを一覧で確認できる「タスク管理」「シフト管理」「ファイル管理」「日報」などの機能だけでなく、社員同士のコミュニケーションの円滑化に効果的なチャット機能も搭載しております。

ぜひ、ビジネスシーンでご活用ください。