官公庁がビジネスチャットやチャットボットを導入するべき理由とは？

大企業や中小企業などでは、ビジネスチャットやチャットボットの導入が進んでいます。

今後は官公庁でも同様に導入が進められる可能性が高く、その理由は導入することでさまざまなメリットを得られるためということです。

今回は、官公庁でビジネスチャットやチャットボットを導入するメリットについて解説します。

官公庁がビジネスチャットを導入するメリットとは？

大企業や中小企業だけでなく、官公庁にもビジネスチャットを導入するべきです。

その理由は、得られるメリットが多い点があげられるのですが、具体的なメリットについて解説します。

業務効率化

最も大きな理由としては、業務効率化を果たせることです。

ビジネスチャットを導入することで、官公庁の仕事ではペーパーレス化が進みます。

無駄な資料の作成なども不要になりますので、大きな業務効率化につながるのです。

情報の共有がスムーズに行える

また、大きなメリットとして、情報の共有がスムーズに行えるという点も挙げられます。

メールや電話でのコミュニケーションの場合、どうしても時間がかかりますし、情報の共有がスムーズにいかない場合もあるでしょう。

しかし、ビジネスチャットを導入すれば、簡単に複数の職員と情報を共有することができます。

コスト削減

これまでは、問い合わせのために郵便などを使うのが一般的でした。

しかし、郵便には当然コストがかかります。

そのため、かなりのコストがかかってしまうのですが、ビジネスチャットを導入することでこのようなコストを削減することが可能です。

チャットボットを導入するメリット

また、官公庁ではビジネスチャットだけでなく、チャットボットを導入するのがおすすめです。

チャットボットを導入することで、多くのメリットを得ることができます。

24時間365日対応が可能

それぞれの官公庁によって異なりますが、一般的には午後5時までには窓口が閉まってしまいます。

そのため、働いている人は官公庁に用事があっても、なかなか利用できないというケースが少なくありません。

ですが、チャットボットを導入すれば、簡単な問い合わせなどは24時間365日対応することが可能となります。

自動で対応できるので職員の負担にもなりませんし、利用する住民にとっても便利です。

多言語対応ができる

官公庁のサービスを利用する場合、日本人だけが利用するとは限りません。

地域によっては、外国人の方が多く住む地域もあります。

多言語対応可能な職員を育成・確保することは簡単なことではありませんが、多言語対応のチャットボットを導入すれば、このような問題を解決することができます。

地域に住む外国人の方にとっても多言語対応は使いやすく、必要な情報を得られるので受け入れてもらうことができるはずです。

これにより、外国人の方の満足度を向上するのにも役立ちます。

人手不足の解消

チャットボットを導入することで、人手不足の解消につながると考えられます。

地域住民からの問い合わせに対して、そのすべてを職員が対応すると、どうしても職員の数が足りなくなってしまうことがあるのです。

コロナ過では、感染拡大を防止するためにテレワークを実施していた自治体もあります。

そのような場合には、対応できる職員の数が不足してしまうという課題がありました。

しかし、チャットボットを導入すれば、簡単な対応であれば職員でなくてもチャットボットだけで完結します。

つまり、チャットボットの導入は官公庁にとって人手不足の解消につながるのです。

人手が足りない官公庁こそ、チャットボットを導入すると効果的と言えます。

官公庁に最適なビジネスチャットとは？

ビジネスチャットには、さまざまな機能を持っているものがありますが、官公庁に適したものについて解説します。

セキュリティの高さ

官公庁に導入するビジネスチャットには、何よりもセキュリティの高さが求められるでしょう。

官公庁では、個人情報や機密情報などを多く取り扱っていますので、情報の漏洩は絶対にあってはいけませんので、通常よりも高度なセキュリティが求められます。

情報が漏洩してしまった場合、国民や住民の信頼を失うことになるためです。

使いやすさ

セキュリティ以外で重要となるのが、ビジネスチャットの使いやすさです。

官公庁では、さまざまな世代の人が働いています。

そのため、どの世代の人にとっても使いやすいツールでなければなりません。

職員によって使いやすさが異なるようでは、業務効率化にはつながらないからです。

ビジネスチャットによって搭載されている機能はもちろんですが、使いやすさも大きく異なります。

職員全員が使いやすいビジネスチャットを導入するのが、重要なポイントです。

官公庁にビジネスチャットやチャットボットを導入することで、業務効率化と利便性の向上を実現

官公庁でも、ビジネスチャットやチャットボットを導入するのがおすすめです。

その理由は、業務効率化や地域住民などの利便性の向上につながるためで、さらにコスト削減や人手不足の解消などにも効果的となります。

職員同士のコミュニケーションの円滑化・活性化には「MEMBER-S（メンバーズ）」が便利です。

チャット機能はもちろん「タスク管理」「シフト管理」「ファイル管理」「日報」などの機能も搭載しています。

ぜひ、ご活用ください。