ビジネスチャットの特徴とは？導入することで得られる効果を解説

年々、ビジネスチャットを導入する企業が増えています。

ですが、ビジネスチャットについてよくわからないという人もいるはずです。

今回は、「ビジネスチャットの特徴や導入することで得られる効果」について解説します。

ビジネスチャットの特徴

ビジネスシーンでは、電話やメールなどのコミュニケーション手段が導入されています。

では、ビジネスチャットにはどのような特徴があるのでしょうか？

その特徴について解説します。

リアルタイムでコミュニケーションが可能

ビジネスチャットの大きな特徴は、リアルタイムでやりとりが可能なことです。

また、インターネット環境があれば場所を選ばずにやりとりができ、パソコンに限らずスマートフォンやタブレット端末などでもコミュニケーションが可能となっています。

メールのような堅苦しさはなく、気軽にメッセージを送れるのが特徴で、すぐに情報を共有したい場合に有効なコミュニケーション手段なのです。

同時に複数人とのやりとりができる

電話やメールなどと大きく違うのが、同時に複数人とのやりとりが可能なことです。

電話やメールでは、基本的に1対1でのやりとりとなりますので、複数人に情報を共有する場合にはどうしても時間がかかってしまいます。

しかし、ビジネスチャットならグループを作成し、情報を共有すれば一度で同時に複数人に情報を共有すること可能です。

1人ずつメッセージを送信する必要がないので、情報共有する際に非常に効率的になります。

送信したメッセージは後で編集・削除可能

それから、大きな特徴として挙げられるのが、送信後にメッセージの編集や削除ができることが挙げられます。

メールの場合には、送信してしまうとそのメールの内容を編集・削除することは困難です。

そのため、誤って個人情報や重要な情報などを書き込んでしまった場合には、大きな問題となってしまう場合があります。

また、相手先に失礼なメールを送信すれば、後で謝罪が必要になるケースも出てくるのです。

しかし、ビジネスチャットなら送信後に内容を編集・削除することができるため、誤送信してしまった場合でも編集や削除が可能なので、リスクを軽減することが可能になります。

ビジネスチャットの弱点

ビジネスチャットの主な特徴について解説しました。

特徴だけを見ると、とてもメリットが多く、すぐにでも導入したいと考えるはずです。

ですが、ビジネスチャットにも弱点があります。

導入前に、しっかりと弱点についても理解しておくことが大切です。

情報過多に陥る

大きな弱点と言えるのが、情報過多に陥ってしまうということです。

たしかに、気軽にやりとりができて便利ですが、その反面さまざまな情報が入ってきてしまいます。

その結果、情報過多となってしまい、本当に必要な情報が埋もれてしまう場合があるのです。

大切な情報が見落とされてしまうと、大きなトラブルやミスにつながってしまいます。

不要なやりとりも発生しやすい

使いやすいということから、業務以外での雑談などが増えてしまう場合もあるのです。

業務でやりとりをするのは、問題ありませんが、プライベートな話・噂話・取引先や同僚の悪口などにもビジネスチャットを使用する可能性があります。

雑談などの不要なやりとりが増えると、業務効率化どころか、反対に業務効率が低下してしまう場合もあるのです。

ツールの教育が必要になる

社員のITスキルは、まったく同じではありません。

そのため、ツールを導入しても使いこなせる社員とそうでない社員が出てきますので、社員全員が使いこなせるようにするためにツール利用の教育が必要です。

さらに、全員が使いこなせるようになるまでには一定の時間がかかりますので、ツールが真価を発揮するまでにはある程度の時間がかかるのも弱点と言えるでしょう。

ビジネスチャットの特徴を生かすためには？

ビジネスチャットの特徴や弱点について解説しました。

ビジネスチャットの特徴を生かすためには、次のようなものが重要となります。

ルールを徹底する

ビジネスチャットの特徴を生かすためには、基本的なルールを作成し、そのルールを徹底させることが大切です。

ルールが決められていないと、業務以外の目的で使用する社員も出てきますし、グループチャットが増加して管理が難しくなってしまう場合もあります。

それから、ルールが決められていないと、情報漏洩などのリスクも高まるのです。

ルールを決めて、社員全員がルールを守ってビジネスチャットを利用することが重要になります。

使いやすいツールを導入する

ビジネスチャットには、さまざまな特徴を持つものがあります。

それぞれ機能なども異なりますので、使いやすいツールを導入することが重要なのです。

ツールで何ができるのか、どのような使い方ができるのかを、導入前にしっかりとシミュレーションしておくと安心できます。

メールとチャットをうまく使い分ける

チャットの特徴について解説しましたが、どのような場面でもチャットが優先されるわけではありません。

場面に応じて、メールとチャットを上手く使い分けるのがポイントです。

メールを利用するシーン
・社外の人とやりとりをする場合
・やりとりの証拠として残しておきたい場合
・長文の場合

チャットを利用するシーン
・社内の人とやりとりをする場合
・複数の人と情報を共有する場合
・素早い回答が欲しい場合

このような形で、それぞれのシーンに合わせて使い分けると効果的です。

まとめ：チャットの特徴を生かしてビジネスの効率を改善

ビジネスチャットを導入することで、業務効率を改善することができますが、そのためには特徴を生かすことが重要になります。

これから社内に導入するのなら、ビジネスコミュニケーションツール「MEMBER-S（メンバーズ）」がおすすめです。

社内コミュニケーションの活性化・円滑化に役立つチャット機能を搭載しています。

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