ビジネスチャットで業務効率化を図れる理由を徹底解説

業務効率化のために、ビジネスチャットの導入を行う企業が増えています。

なぜ、ビジネスチャットを導入することで、業務効率化を図れるのでしょうか？

その理由について徹底解説します。

ビジネスチャット導入により業務効率が改善する理由

近年、さまざまな企業でビジネスチャットの導入が進められていますが、その主な目的は「業務効率化のため」です。

導入することで、業務効率化が図れる理由について解説します。

作業時間の短縮

ビジネスチャットを活用することで、情報の共有・担当者への確認・意思決定などがスムーズに行えるようになります。

また、グループごとにグループチャットを作成し、やりとりをすることでいちいち記録する必要がなくなるのです。

必要な情報は、やりとりを見返すだけで簡単に追えます。

さまざまな作業時間の短縮が可能となるため、業務効率化が図れるのです。

対面せずにコミュニケーションが取れる

他の社員とコミュニケーションを取る場合、その社員のいる場所に移動しなければなりません。

ですが、ビジネスチャットであれば、対面のために移動せずにコミュニケーションが可能になります。

しかも、相手が外出している場合でもインターネット環境があれば、コミュニケーションが取れるのです。

対面せずにコミュニケーションが取れるので、業務効率が改善されます。

情報共有の迅速化・会議時間の短縮

ビジネスチャットの大きな魅力は、情報共有が迅速に行えることです。

情報共有が迅速に行えるため、会議を行う際に事前に参加メンバーに資料を共有することができます。

事前に資料を共有しておくことで会議時間の短縮が可能となるだけでなく、会議以外でも部署内やプロジェクトメンバー内での迅速な情報共有が可能になるのです。

無駄な時間を削減できるので、業務効率化につながります。

ビジネスチャット導入のメリット・デメリット

業務効率化が図れる理由について解説しました。

次に、導入のメリットとデメリットについても解説します。

メリット

ビジネスチャットを導入するメリットは、次のようなものです。

・リアルタイムでのやりとりが可能であること
・タスク・スケジュールなど情報の共有が簡単に行えること
・同じ場所にいなくてもインターネット環境があれば、会議が可能であること
・対面しなくてもコミュニケーションが取れること

デメリット

導入するデメリットは、次のようなものです。

・使いこなせるように教育が必要であること
・他のツールとの使い分けが難しくなってしまう場合があること
・情報過多になってしまう恐れがあること

業務効率化をスムーズに実践するために必要なこと

ビジネスチャットには、メリットとデメリットがあります。

メリットとデメリットを理解したうえで、業務効率化をスムーズに実践するためには、次のようなことが必要です。

適切なグループ分けを行う

業務効率化をスムーズに行うためには、適切なグループ分けが重要です。

簡単に他の社員とつながることができますが、誰でも入れるグループにしてしまうと、必要な情報が伝わらなくなってしまいます。

グループ分けを適切に行い、該当する社員だけを参加させるようにすることが大切なのです。

メールや既存ツールとうまく使い分ける

社内には、チャット以外のツールなども導入されています。

そのため、メールや既存のツールなどとうまく使い分けるのがポイントです。

社内でのやりとりには、ビジネスチャットを利用して、社外の人とのやりとりにはメールを使うなど使い分けると効果的になります。

使い分けについては社内でルールを決めておくのがおすすめで、ルールを決めておけば使い分けが難しくなくなるでしょう。

既読がわかるサインを決めておく

ビジネスチャットでは、1対1でのやりとりではなく、同時に複数人とのやりとりを行うのが一般的です。

そのため、１人ずつ既読のメッセージを送ってこられると、重要な情報が埋もれてしまう場合があります。

既読したことを伝えるだけであれば、スタンプを活用するなどのルールを決めておくとスムーズになり、既読したかどうかもすぐに把握できるのでとても便利です。

メンションを活用する

メンションとは、特定の人を指定してメッセージを送ることです。

相手に、できるだけ早く知らせたい場合などに活用すると効果的となります。

あらかじめ利用できる時間帯を決めておく

社内で活用する際には、「利用できる時間帯を決めること」が最も重要です。

決めておかないと、業務時間外でもやりとりが発生してしまいます。

業務時間外でのやりとりが発生すると、社員のモチベーションも下がってしまうことになるでしょう。

就業時間などに合わせて、利用できる時間帯を決めておくとより効果的です。

まとめ：ビジネスチャットを導入し、正しく使って業務効率を改善

ビジネスチャットは、導入するだけでなく、正しく使うことで初めて業務効率の改善ができるのです。

そのため、正しく活用することを意識することが重要となります。

社内に導入するのなら、タスク＆生産管理機能を備えたビジネスコミュニケーションツール「MEMBER-S（メンバーズ）」がおすすめです。

社員同士のコミュニケーションの効率化・円滑化はもちろん、業務効率化を図るのにも最適なツールとなります。

ぜひ、ご活用ください。