ビジネスチャットの効果とは？導入で得られる効果を徹底解説

コミュニケーションツールの一つとして、ビジネスチャットを導入する企業が増えています。

ビジネスチャットを社内に導入することで、さまざまな効果を得られるのです。

今回は、「社内にビジネスチャットを導入することで、得られる効果」について徹底解説します。

ビジネスチャット導入の３つの効果

コミュニケーションツールとして、注目されているのが「ビジネスチャット」です。

ビジネスチャットを導入することで、「コミュニケーションの効率化」「業務効率の改善」「情報漏洩リスクの低下」の3つの効果に期待できます。

社内コミュニケーションの効率化

最も大きな効果として、期待できるのが「社内コミュニケーションの効率化」です。

とくに、従業員が多い企業では、社内コミュニケーションに課題を抱えている企業が少なくありません。

ビジネスチャットを導入することで、気軽に社員同士がコミュニケーションを取れるようになります。

もちろん、上司と部下、他部署の社員、プロジェクトメンバーなど社内の人と簡単につながることができるのです。

電話やメールなどよりも堅苦しくないので、社内コミュニケーションの効率化・円滑化に期待できます。

業務効率の改善

それから、業務効率の改善にも大きな期待ができるのです。

社内では、「情報の共有」「確認」「意思決定」などに時間がかかりますが、無駄な時間がかかることで業務に遅れが出てしまう場合もあります。

しかし、ビジネスチャットを導入することで、これらの課題を簡単に解決することが可能です。

チャットで素早く情報共有・確認・意思決定ができるので、無駄な時間が大幅に削減でき、業務効率の改善につながります。

業務効率が改善されることで、無駄な残業なども減らすことが可能です。

情報漏洩リスクの低下

企業が最も注意しなければならないのが、「情報漏洩」です。

個人情報・機密情報などが流出してしまえば、顧客・取引先からの信頼を失うことになります。

ビジネスチャットでは、セキュリティの高いものが多いですし、権限を設定することでメンバーを管理することが可能です。

また、メールとは異なり誤送信してしまったデータについても編集や削除ができるため、情報漏洩リスクを下げられるという効果に期待できます。

ビジネスチャットの効果を最大化する方法

ビジネスチャットの導入で、期待できる3つの効果について解説しました。

この3つの効果を最大化するためには、いくつかのポイントがあります。

そのポイントを抑えることで、ビジネスチャットを導入する効果を最大化できるのです。

導入目的を明確にする

効果を最大化するためには、全社員に「導入目的を明確にすること」が重要です。

ビジネスシーンでは、チャット以外にも電話やメールなどのコミュニケーション手段があります。

導入目的を明確にしなければ、他のコミュニケーション手段を使ってしまう可能性があり、他の手段を使ってしまえば効果を期待することはできません。

また、社員によってコミュニケーション手段が異なる状況では、効率化にはつながらないと言えます。

導入目的を明確にして、全社員がビジネスチャットをコミュニケーション手段として利用できる環境を構築するのがポイントです。

既存ツールとの使い分けを明確にする

ビジネスチャット以外にも、さまざまなツールが導入されています。

ツールによっては、ビジネスチャットに搭載している機能と同じ機能を持っている場合もあるのです。

このような場合には使い分けを明確にしておかないと、社員が混乱してしまい、社員ごとに好きなように使っているようでは効率化はできません。

ビジネスチャットの機能に移行する、使い分けのルールを決めるなど、明確にしておくことが重要です。

利用上のルールを定めて周知する

コミュニケーションツールとして、ビジネスチャットが注目されています。

電話やメールよりも、気軽にやりとりできるため、社内コミュニケーションの活性化にもつながるのです。

ですが、利用する上でルールを定めておく必要があります。

もしも、ルールを定めていなかった場合、業務以外で利用される可能性があるためです。

また、必要な権限などを設定していない場合には、管理が難しくなってしまう恐れもあります。

さらに、ルールを定めていなければ、情報の流出など大きな問題に発展してしまう可能性もあるのです。

ルールをきちんと決めて、全社員が同じ使い方をすることが大切なことを念頭に置いておきましょう。

・利用できる時間(就業時間内のみ)
・プロフィールに本名・部署名を入れる
・それぞれに適切な権限を付与する

上記のようなルールを決めておくと効果的です。

使える機能は最大限活用する

ビジネスチャットには、さまざまな機能が搭載されています。

そのため、それぞれの機能を最大限活用するのも大きなポイントです。

せっかく搭載されているのに、活用しなければ、搭載されていないのと同じになってしまいます。

自社の合った機能を持ったツールを選ぶと効果的です。

部門ごとに使い方を考えてみる

また、効果を最大化するためには、部署ごとに使い方を変えてみるのもおすすめです。

例えば、営業部であれば社内ではなく社外にいることが多くなりますので、社外でも使える機能を使うと効果的となります。

日報機能では、社外からでも日報の作成が可能なので、日報作成のためだけに帰社する必要がありません。

さらに、会議に参加することもできるので、わざわざ本社に行かなくても支社や支店に居たまま会議に参加できます。

ほかにも総務部であれば、グループチャットなどを使って全社員に情報を共有するという使い方が可能ですし、人事部であればオンライン面談などを行うことも可能です。

このように、同じ会社内であっても、部署ごとに使い方を変えると効果的になります。

まとめ：ビジネスチャットはさまざまな効果を発揮してくれる

ビジネスチャットを導入することで、「コミュニケーションの効率化」「業務効率の改善」「情報漏洩リスクの低下」の3つの効果に期待できます。

ビジネスチャットにはさまざまなものがありますが、中でも「MEMBER-S（メンバーズ）」がおすすめです。

チャット機能はもちろん、「タスク管理」「シフト管理」「ファイル管理」「日報」などの機能も搭載しています。

機能を活用することによって、部署ごとにさまざまな使い方が可能です。

ぜひ、ご活用ください。