電話代行はLINE報告が便利！その内容とメリットを解説

テレワークの推進でオフィス内の人員不足やオフィスの固定電話が使用できないなどの理由により、昨今需要が伸びている電話代行は、一次対応をオペレーターが請け負うサービスです。

勧誘や営業などの電話対応をする必要がなく、本当に必要な要件だけを取り次いでくれるため生産効率が上がるというところからも注目されています。

そんな電話代行ではさまざまな報告方法が利用できますが、中でも「LINE報告」はおすすめの報告方法です。

この記事では、電話代行のLINE報告のメリットについて解説します。

電話代行のLINE報告とは？

「電話代行のLINE報告」とは、電話代行で受電した内容をLINEで報告するサービスです。

メールの場合、迷惑メールやDMなども多く受信し、重要なメールが埋もれてしまうなどタスク管理が難しいこともあります。

LINE報告の場合、チャットのようにリアルタイムで重要な案件を個人に報告することもできますし、グループLINEで共有したい案件を報告することもでき既読がつくことで確認状況を把握できるのです。

LINE報告のメリット

LINE報告には、以下のメリットがあります。

・受電報告メッセージの履歴が一目で分かる
・電話報告よりも気軽に確認できる
・社内での情報共有が簡単にできる
・業務効率が改善される

受電報告メッセージの履歴が一目で分かる

メールではひとつひとつ開いて確認しなければならずDMや迷惑メールの中に、重要な案件が埋もれて見逃してしまうこともあるのです。

LINE報告ではメッセージ内容を簡単に確認できるうえ、一つの画面に時系列で並んでいるため「いつ」、「誰が」をすぐに確認することができます。

後からメッセージを確認したいときも、たくさんのメールの中から探す手間もありません。

その日のメッセージを見て、対応漏れなどがないかの確認も簡単にできます。

さらに、その日の受電件数など日報機能としても利用することができるのが特徴です。

電話報告よりも気軽に確認できる

普段使い慣れているLINEであれば、スマホで気軽に受電報告を確認することができます。

LINEを確認することに対して抵抗が少ないため大切な受電内容を見逃しにくく、タイムリーに対応することが可能です。

社内での情報共有が簡単にできる

グループLINEを利用することで情報共有が簡単にでき、既読機能により共有状況がすぐにわかります。

管理職の方も受電内容や誰が対応するかを確認できるため、適切なフォローを入れやすくなるのです。

業務効率が改善される

LINEのトークルームはチャットのようにリアルタイムでリアクションできるため「この案件は私が対応します」や「今日は担当者がお休みです」など、チームでフォローアップしやすくなるのです。

リアルタイムのフォーアップは顧客に対する対応速度にも直結するので、顧客満足度が上がります。

また、時系列で案件に対する対応も確認できるため、進捗状況も一目瞭然です。

LINE報告に対応している電話代行サービス4選

LINE報告に対応している電話代行サービスとしておすすめしたいのは、以下の4サービスです。

・CUBU
・Fondesk
・渋谷オフィス
・ビジネスアシスト

CUBE

CUBEの特徴はオプションいらずで、充実の基本プランというところです。

CUBEでは一般的に必要なサービスが基本機能に含まれており、「応答後転送」や「即時電話連絡」といった機能が最初から利用することができます。

また、安心の対応力もCUBEの強みのひとつです。

電話代行サービスのコールセンターではアルバイトやパートが対応しているところが多いですが、CUBEでは契約社員や派遣社員で対応しており、社員教育制度が充実しているので電話対応力が高いので安心して任せることができます。

電話代行サービスを初めて利用する企業にとって嬉しいのが、サービス保証制度です。

電話代行サービスを1ヶ月間利用して満足できなかった場合は初期登録料・月額料金・保証料の全額が返金されます。

解約もFAXを送信するだけなので、初めて電話代行を利用するのであれば、手軽に試すことが可能です。

fondesk

fondeskは、シンプルな料金設定が特徴です。

50件までは月額10,000円と非常にシンプルで、51件目からは１件につき200円となり、他に初期費用やオプションもないため電話代行のコストが計算しやすくなっています。

また、シンプルな対応もfondeskの強みです。

一次受付に特化した対応を徹底しており、担当者が不在であることを伝えたうえで代わりに要件を聞くというシンプルな対応をオペレーターが行うため、オペレーターによって対応が変わってしまいトラブルにつながることがありません。

電話代行の開始方法もシンプルで、インターネットから申し込めば即日利用開始することができるのです。

ネット申し込みなので24時間いつでも申し込み可能で、10分程度で申し込みが完了します。

渋谷オフィス

渋谷オフィスの特徴は、個別性のある電話対応が可能というところです。

各会社の情報は着信時にオペレーターが認識し、業務内容に合わせた対応をしてくれます。

細かな個別対応が特徴であるため、起業家やフリーランス、中小企業などに好適な電話代行サービスです。

また、最新機能を導入し、質の高い電話代行サービスを提供しているのも渋谷オフィスの強みとなっています。

通話録音サービスでお客様とオペレーターの会話を録音して保存してくれるので、オペレーターの対応内容を全て把握することが可能です。

30日返還保証もあり、サービスに満足できなかったりサービス自体が会社に合わなかったりした場合に30日間は返金保証を受けることができます。

また、起業したばかりで思ったより電話が来なかったなどサービスとは関係ない理由でも返金保証が受けられるので安心して手軽に導入可能です。

ビジネスアシスト

ビジネスアシストは、ただ電話代行をするだけでなく、ビジネスアシストもしてくれるところが特徴です。

電話秘書として、ブランドイメージにあった対応をしてくれます。

また、対応できる業種が多いものビジネスアシストの強みで、専門業向けのプランがいくつか用意されており、専門用語などそれぞれの業種に向けた対応が細かくできるので安心です。

さらに、30日間の無料トライアルも設定されておりサービスを試すことができるため、自社のブランドイメージなどにマッチするのかを検討してみることができます。

まとめ：電話代行はLINEで報告を受けよう

電話代行サービスを利用することで、勧誘や営業電話に時間を取られることがなくなるので業務効率は向上し、生産性も上がります。

しかし、オペレーターが受電した内容をきっちり共有できなければ大切な受電内容を見逃してしまいます。

受電内容を確実に共有するツールとしてLINE報告を利用し、タイムリーな情報共有を行うことでリアクションを確認することができるので、電話代行を現在利用している企業もこれから検討している企業にもLINE報告で受電内容を受け取ることをオススメします。

電話代行サービスをお探しであれば「MEMBER-S」の利用もオススメです。

MEMBER-Sはチャット画面を開いているだけで電話の受発信ができるため、受電を在宅ワーカーに切り出し、本当に必要な電話だけを繋いでもらえます。

基本プランならずっと無料で登録できるので、ぜひ試してみてください。