電話代行のデメリットって何？電話代行の弱点を徹底解説

働き方改革や感染症などの影響で、サテライトオフィスやリモートワーク、在宅勤務などの導入が進む事業が多くなり、小規模化や出社をしない形へと働き方は大きく変わってきています。

社内の電話回線や内線を使えなくなるなど、そんな状況で電話代行サービスに注目が集まっていますが、電話代行サービスにはいくつかのデメリットも存在するのです。

導入をお考えの方には、そのデメリットを知った上での検討をおすすめします。

電話代行のデメリット

オペレーターによる電話対応のプロが行う電話対応の代行サービスの導入には、気になるデメリットがあります。

導入の前にまずはそのデメリットをきちんと知ることが大切です。

詳しく解説します。

対応できる範囲が限られる

電話代行サービスは、一次受けの範囲で電話の対応をするために、対応できる範囲が限られています。

名前や要件を聞いて担当者に伝えるのが主な業務内容となっており、自社のセールスや勧誘などは一般的には実施しないため、ビジネスチャンスを逃してしまう可能性があるのです。

応対品質がサービスごとに異なる

電話代行サービスのスタッフに、自社の社員と同等の知識レベルでの対応を求めることは難しいです。

商品に対する質問やトラブルが起きたときなどは、社員が代わって対応する必要が生じる場合があります。

コストがかかる

電話代行サービスの料金体系には以下の2つのパターンがあります。

・月額固定制
　上限が設定されているため規定数を超えると割増料金がかかる
・架電数に応じて月額が変動する成果報酬型
　月にどれくらいの対応電話数があるか分からないので安定しない

月額固定制の場合、月に数件程度の場合はコストに見合わない場合があります。

成果報酬型の場合も、電話が多すぎて思った以上に高額になる場合もあり、注意が必要です。

セキュリティに不安が残る

社外の会社のサービスを利用するということで、自社の商品内容や、顧客の情報の漏洩がされないかが心配になります。

また、コンピューターウイルスの対策もしっかりされているかも気になるでしょう。

電話代行サービスを行う会社が秘密保持契約をきちんとされているか、オペレーターに対するセキュリティ教育がしっかりとされているかは、電話代行サービスの会社を選ぶ上でとても大切な要素となります。

デメリット以上に気になるメリットとは

電話代行サービスのデメリットを上げてきましたが、実は電話代行サービスにはデメリットを上回るメリットが沢山あるのです。

詳しく解説します。

人手不足による受電逃しを避けられる

少人数の営業所や外回りが多い職場の場合、休憩時間や営業時間外、スタッフ不在などですべての電話に対応することは不可能でしょう。

電話代行を利用することで受電逃しを避けられるうえに、受電データはデータベースにきちんと残るため、必要に応じて確認できます。

コストカットになる

電話対応の専門のスタッフを用意するとなると、人件費や教育費など予想外のコストがかかることになります。

コスト削減を目標とした場合、少ない経費で人材不足を補うことができるのが、電話代行サービスです。

低価格や固定額で導入ができる電話代行サービスは、中小企業や個人事業主の大きな味方となります。

顧客満足度が高まる

少人数の事務所や外出が多い事務所などでは、社員全員がオフィスを空ける時間が発生する場合があります。

そんな折は、重要な電話を取り損ねることも少なくありません。

タイミングが悪ければ、大きな商談や契約のチャンスを逃す可能性もあります。

電話対応のプロの研修を受けたオペレーターの丁寧な電話対応は、顧客に安心感を与えて満足度を向上させることができ、さらには商機のチャンスを逃すこともなくなるのです。

深夜や土日対応で自社従業員の負担を増やさない

電話代行サービスの中には、深夜や土日、祝日にも対応してくれるところがあります。

電話代行サービスによる一次受けなどを依頼することで、深夜や早朝、土日など営業外時間での問い合わせへの対応に追われることがなくなり、時間外労働による社員の負担を減らすことができるのです。

コア業務に集中できる

電話対応による業務の中断がされることが無くなるため、集中力がそがれることがありません。

作業の手を停めることもなくなり、生産性も向上します。

集中しやすく働きやすい職場は、業務の効率化につながるのです。

業者によっては柔軟に対応してもらえる

電話代行業者によっては、こちらの要望に柔軟に対応してくれるところもあります。

一次対応で社員による対応の要否を判断し、取次を行ってくれるために、不必要な電話対応が減ることになるのです。

まとめ：メリット・デメリットを把握して電話代行を利用

電話代行サービスの導入についてのデメリットとメリットをお伝えしてきました。

働き方改革が勧められる昨今、今後も需要が高まるサービスといえます。

自社の運用と照らし合わせ、効率とコストを考えた上で電話代行サービスの利用をお考えください。

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