『ビジネスチャット導入の目的とは？得られるメリットも解説』

社内の情報共有の方法は、従来では以下の方法が一般的でした。

・口頭
・掲示板
・書類の回覧
・メール
・電話

しかし、昨今テレワークの導入がさかんになり、対面での会話が困難になっています。

聞き間違えや伝達漏れ、閲覧の見落としなどを防止するために、近年ビジネスチャットが注目されているのです。

本記事ではビジネスチャットを導入する目的や、導入によって得られるメリットについて詳しく解説します。

ビジネスチャット導入の目的

ビジネスチャットを導入する目的とはなんでしょうか？

目的を明確にせずに導入してしまうと、コストと時間を無駄にしてしまいます。

なぜビジネスチャットを導入する必要があるのか、その目的を理解しましょう！

コミュニケーション不足の解消

ビジネスチャットでの会話形式の情報の伝達は、コミュニケーションを円滑にします。

特定のメンバー内で複数参加ができるビジネスチャットは、文書でのコミュニケーションに比べて会話のラリーを続けることが可能です。

堅苦しい雰囲気が払拭されるため、コミュニケーションの活性化につながります。

リアルタイムでのやりとりの推進

ビジネスチャットは、Web上でリアルタイムでのやりとりができるコミュニケーションツールです。

テレワークなどで実際に顔を合わせることが出来なくても、ネット環境があればリアルタイムでの情報や意見を交換することができます。

メールや文書でのやりとりに比べ、スピード感のあるやりとりが期待できるのです。

テレワークとの併用

テレワーク、リモートワーク、在宅勤務など、働き方は多様化しています。

テレワークは、オフィスに集まれば自然に生まれていた気軽な相談や雑談などを希薄にしているのです。

また、離れて仕事をするという環境により、会社への帰属意識やチームワークの低下も心配されます。

新入社員の顔もみたことがないなど、コロナ禍でよく聞かれる問題です。

ビジネスチャットを利用することで、テレワーク中であってもコミュニケーションは活性化され、社内のつながりがより強くなります。

ビジネスチャット導入によるメリット

ビジネスでの業務利用に特化したビジネスチャットは、導入することにより６つのメリットを得られるのです

メリットの内容をひとつひとつ解説していきます。

強固なセキュリティでの情報共有

ビジネスチャットは、業務中の利用を前提にして開発されています。

社内のみならず、取引先や委託の社外メンバーとのやりとりなども念頭に開発されているシステムなのです。

そのため『個人情報や機密情報の漏洩』がされることがないよう、強固なセキュリテイを備えています。

・データの暗号化
・端末認証やユーザーの管理
・IPアドレス制限やモバイルデバイスの制限

上記のように、ビジネスチャットは情報漏洩対策には万全を期しており、安全に情報を共有することができます。

タスクを管理しやすい

ビジネスチャットは、タスク管理機能を備えています。

これは、チャット内で発生したタスクを「To　Doリスト（やるべきリスト）」として管理する機能です。

タスクの割り振りや進捗状況を共有し、リマインドを送って管理することもできます。

タスクはタスク欄に個別に表示されるため、メッセージ内で埋もれてしまうこともありません。

ファイル共有がしやすい

ビジネスチャットは、ファイル添付機能を備えています。

チャット画面から文書や画像などを簡単に送信できるだけでなく、アップロード画像をプレビュー表示でき、受診したファイルも即時ダウンロードできます。

クラウドストレージサービスと連携させると、ファイルの共有はより効果的になるでしょう。

グループ単位での情報共有がしやすい

ビジネスチャットは、プロジェクト・部署・組織階層ごとにグループを作成することが可能です。

また、業務報告用・意見交換用などの業務の目的別にグループを作れば、より業務を円滑にしてくれます。

1つのプロジェクトに1つのチャットのグループを作れば、情報の共有や整理もされやすくなり、重要な連絡事項の見落としリスクも減らせるのです。

取引先と同じツールでやりとりできる

ビジネスチャットは、取引先と同じツールでのやりとりが可能です。

取引先と同じチャットツールを用いれば、メールや電話で連絡を取り合うよりも気軽かつ頻繁にコミュニケーションが取りやすくなり、顧客のニーズを理解しやすくなります。

これにより、今まで以上に営業のチャンスが生まれやすくなるでしょう。

仕事とプライベートを分けられる

ビジネスチャットは、仕事とプライべーとを分けることが可能です。

会社によっては、社員が私用のスマートフォンやタブレットを業務連絡などに使用することも多いのではないでしょうか。

しかし、個人の端末では会社の管理が行き届かないリスクがあり、情報の共有がされなかったり、情報流出やコンプライアンス違反のリスクも生じる可能性があります。

無料の個人向けLINEなどのチャットツールはは、ビジネスでの利用はさけるべきです。

ビジネスチャットであれば、個人の端末を使用していても仕事とプライベートを分けることができ、セキュリティレベルも高いため情報漏洩のリスクを抑えることもできます。

まとめ：ビジネスチャットを導入して効率よく情報共有を

ビジネスチャットの導入の目的とメリットをお伝えしてきました。

ビジネスチャットはセキュリティも万全で、業務効率を上げながら情報共有を円滑にスピーディに行うことが可能です。

「MEMBER-S（メンバーズ）」のビジネスチャットは個人から大人数のチーム単位で簡易的にコミュニケーションが取れ、円滑にプロジェクトをサポートします。

社員同士の交流を活発化させるのに役立つビジネスチャットをお探しなら、MEMBER-Sの導入がおすすめです。