電話代行はどこに依頼するべき？サービスの選び方を解説

電話代行サービスは、電話の応対を専門のサービス業者に依頼することができます。

日ごろの業務において、電話対応は時間や手間がかかる作業ですよね。

業務に集中したい場合や、社内のリソースが足りないときは、電話代行サービスの利用をおすすめします。

今回は、電話代行サービスの依頼方法やサービスの選び方を解説しますので、電話対応に悩んでいる担当者の方はぜひ参考にしてください。

電話代行を依頼するメリット

まずは、電話代行サービスを利用する際のメリットをご紹介します。

日々の業務を効率化できるだけではなく、プロによる電話応対が利用できるため、質を高めつつ手間を抑えたい時には最適です。

本業に専念できる

まずは、業務の負担を最小限に抑えられるのが最大のメリットと言えるでしょう。

日々の業務において電話応対は必要不可欠になってきますが、外部からの問い合わせや営業電話は作業の手を止めてしまったり、業務時間を減らしてしまうリスクもあります。

中には、1度の電話が長くなり、業務時間が確保できないという可能性も生まれてくるのです。

電話は出てみなければその内容が分からないので、受け取ってからしか判断できないですよね。

そのような時に最適なのが、電話代行サービスです。

電話応対のみを対応してくれるので、自社の従業員は電話対応に時間を割く必要がなくなり、本業にしっかりと集中できます。

貴重な受電を逃さない

また、日ごろオフィスにいる時間が少なかったり、深夜の時間帯に取引先やクライアントから電話がかかってくることが多かったりする場合は、電話を逃してしまう可能性があります。

その電話が今後の取引に大きく影響するなど貴重な電話だった場合、企業の存続にも繋がりかねません。

電話代行サービス業者によっては深夜帯に応対してくれたり遅い時間でも受電を行っているところもありますので、企業の稼働時間帯や取引先の都合によって調整しましょう。

人件費の削減につながる

電話応対を行っているのは、自社の社員である場合がほとんどでしょう。

社員が都度電話応対をすると、その分業務の進みが遅くなるというリスクがありますし、新たに電話応対専用の人を雇うのにも経費が必要になります。

電話代行サービスは月額費用を支払えば良いので、新しい社員の教育に時間とコストをかける必要がありません。

電話代行サービス選定のポイント

ここでは、電話代行サービス選定のポイントをご紹介します。

業者によってプラン内容や対応の質も異なるため、企業が何を求めているのかを一度洗いだしてみるのも良いでしょう。

料金の安さ

電話代行サービスの料金は、業者によって様々です。

平日のみ対応している場合や、土日祝日も対応しているなど、対応してくれる業務時間も異なります。

また、月のコール数で料金が変動する場合もあるので注意が必要です。

対応してくれる時間

企業によっては、深夜に取引先やクライアントから緊急の電話がかかってきたり、早朝にすぐ対応してほしいと依頼がくることもあるでしょう。

一般的な電話代行サービス業者の対応時間は、平日の9時～18時となっています。

しかし、中には24時間対応してくれる業者や、365日休まず対応している業者もあるのです。

対応時間が長くなったり、休日や祝日に料金が高くなるなどのオプションを設けている業者もありますので、一度現在の自社の状況を把握してみましょう。

オペレーターの質の高さ

電話対応は、企業の顔と言えますよね。

電話対応が雑な会社は、取引先から信頼を得られません。

電話代行サービス業者は、トークスキルをはじめ、ビジネスマナーやビジネスレベルの会話を習得してるオペレーターを雇用していることがほとんどです。

とはいえ、業者によってオペレーターの質が異なるため、色々な観点から比較してみましょう。

サービスの柔軟性

また、電話代行サービスを利用するにあたり欠かせないのが、プランの設定です。

上述した通り、対応時間や月のコール数によって料金が異なります。

そのため、企業がどのように電話代行サービスを利用したいかなど、企業の状況に合わせて柔軟に対応してくれる業者の選定が大切です。

報告方法が豊富である

電話対応の報告には、メールやチャットツール、電話が使用されます。

日々企業で使用しているビジネスツールを利用している業者があれば、率先して導入したいですよね。

業者によって報告方法が異なるので、企業が導入しているメールやチャットツールで報告してくれるかなどの見極めが必要です。

ほかのツールとの連携の有無

ただ、電話代行サービスにおいて一番懸念となるのが、報告漏れや対応漏れとなります。

そのような時に便利なのが、電話対応の進捗確認ができるようなツールです。

二重で確認し、受電を逃さないようなツールの連携を行っているかもしっかり確認しましょう。

まとめ：依頼する電話代行は慎重に検討を

企業によっては営業時間外の電話が取れなかったり、緊急対応ができなかったりと、納得のいく電話対応を行えないケースもあるでしょう。

そのようなときは、ビジネスコミュニケーションツール「MEMBER-S（メンバーズ）」を導入することで、多くの課題を解決できます。

依頼主からの連絡や急用の連絡を逃してしまったら、その後の信頼関係にも影響しかねません。

しかし、「MEMBER-S（メンバーズ）」ならそのようなリスクも少なく、業務に集中できます。

電話対応で悩んでいるなら、MEMBER-Sの導入がおすすめです。