迷惑電話への応対時間を短くすることで必要な業務時間を確保できる！

いつかかってくるのかわからない業務時間中の迷惑電話に応対すると、非常に無駄な時間を消費することになります。

迷惑電話への応対時間をできる限り短くして必要な業務時間を確保することで、さまざまなメリットを得ることができるのです。

迷惑電話の応対時間を、短くするための具体的な方法も解説します。

インターネット上の書き込みについて

インターネット上で、「グラン　ネット　迷惑　電話」と検索すると、多くの書き込みを見つけることができました。

以下で紹介するのは、実際に電話を受けたという人が書き込んだ書き込みになります。

しつこい

インターネット上の書き込みの中でも、最も多かった書き込みが「しつこい」というもので、断っても何度も電話をかけてくるというものがありました。

早口で何を言っているのかわからない

その他の書き込みでは、「早口で何を言っているのかわからない」という書き込みも存在しています。

嘘の折り返し電話番号を言われた

また、書き込みの中には、「嘘の折り返し電話番号を言われた」というものもありました。

迷惑電話への応対時間を減らす効果とは？

特定の時間帯や曜日に限らず、いつかかってくるのかわからない迷惑電話に対応するのは、非常に多くの無駄な時間を消費することになります。

しかし、反対に考えると迷惑電話への応対時間を減らすことができれば、大きな効果を得られることになるのです。

迷惑電話への応対時間を短くすることで、どのような効果を得られるのか、具体的に解説します。

多くの業務時間を確保できる

まず、最も大きな効果としては、迷惑電話への応対時間を減らすことで「多くの業務時間を確保できる」ということです。

企業にかかってくる迷惑電話の数は会社の規模などによっても異なり、規模が大きな会社になれば1日に数十件の電話がかかってくることも珍しくありません。

例えば、1日に5～10件の迷惑電話がかかってくる会社があるとします。

1件についての迷惑電話への応対時間が5分だったと仮定すると、1日あたり25～50分の無駄な時間を消費することになるのです。

企業の月の営業日数が仮に20日間だと仮定すると、500分(約8.3時間)～1,000分(約16.7時間)が迷惑電話への対応に使われて、無駄になってしまっていることになります。

反対に考えると、この迷惑電話に消費している無駄な時間を少なくすることができれば、業務時間を確保することができるようになるのです。

業務効率の改善

さらに、迷惑電話への対応時間が短くなれば、業務効率の改善効果も期待できます。

無駄な迷惑電話への対応がなくなるので、それぞれの社員が与えられた業務に集中することができ、業務効率の改善につながるのです。

残業時間の削減

また、大きな効果として期待できるのが「残業時間の削減」で、無駄な迷惑電話に応対していると、どうしても業務時間内に終わらない仕事が出てきてしまいます。

業務時間内に終わらせることができなかった業務は社員が残業をして片づけるということが多く、社員の大きな負担となりますし、企業側も残業代ということでコスト増などの問題があるのです。

ですが、迷惑電話への応対時間が短くなれば、本来の業務に使える時間が増えるので社員がそれぞれの仕事を業務時間の中で終わらせることができるようになります。

業務時間の中で、社員が仕事を終わらせることができれば無駄な残業をする必要がなくなりますし、企業側も残業代を削減できるので大きな効果となるのです。

迷惑電話の応対時間を減らすなら「MEMBER-S（メンバーズ）」の導入がおすすめ

迷惑電話への応対時間を減らすことで、さまざまな効果が期待できますが、そのための方法としておすすめなのが、MEMBER-Sを導入して活用することです。

専門のオペレーターが受電を代行

MEMBER-Sのクラウドデスクサービスなら専門のオペレーターが受電を代行してくれるので、自社の社員が迷惑電話に応対するリスクを大幅に下げることができます。

社員がわざわざ迷惑電話に応対する必要がなくなるので、業務だけに集中することができるのです。

要件のみをチャットやメールでお知らせ

もちろん、企業にかかってくる電話は迷惑電話だけではなく取引先や顧客からの電話もありますが、用件のみをチャットやメールで知らせてくれるので、取引先や顧客への電話にも素早く対応することができます。

チャットやメールで知らせてくれるから、外出先などでもすぐにわかるので安心です。

業務効率の低下を防止

MEMBER-Sを導入することで、迷惑電話への応対によって業務効率が低下してしまうことを防止することができます。

社員の負担を軽減するのはもちろん、迷惑電話のリスクを下げるという点からも、導入するのがおすすめです。

MEMBER-Sを導入して、迷惑電話の応対時間を短くすることで業務効率を改善できる！

企業にかかってくる迷惑電話への応対時間を短くすることで、さまざまなメリットが得られます。

迷惑電話への応対時間を短くするには「MEMBER-S」の導入が最適で、MEMBER-Sのクラウドデスクサービスなら専門のオペレーターが受電を代行し、要件のみをチャットやメールでお知らせしてくれるので、迷惑電話によって業務効率が低下する心配がありません。

ぜひご活用ください。