企業にかかってくる迷惑電話は多い！従業員への迷惑電話に対する教育をしっかりと行うことが大切！

企業にかかってくる迷惑電話の数は非常に多くなっており、迷惑電話に応対する時間や間違って取次いでしまうと多くの時間を無駄に消費してしまうことになります。

迷惑電話に対する被害をできるだけ小さくするには、従業員への対策が非常に重要となるのです。

そこで今回は、迷惑電話に対する従業員の教育の仕方について解説します。

インターネット上の書き込みについて

インターネット上で、「迷惑 電話」と検索すると、「プレステック　 迷惑 電話」等の候補がでてきます。

以下で紹介するのは、実際に電話を受けたという人が書き込んだ書き込みです。

しつこく説明をしてくる

インターネット上の書き込みの中で、最も目立っていた書き込みが「電話を断ってもしつこく説明をしてくる」という書き込みでした。

連絡先を聞かれる

他にも、しつこく説明をしてくるだけでなく、連絡先を聞かれたという書き込みもありました。

従業員への迷惑電話に対する教育を行う

業務時間中にかかってくる迷惑電話の数はとても多くなっており、無駄な対応や取次ぎによって時間を浪費してしまわないためには、従業員への迷惑電話に対する教育が不可欠となっています。

しっかりと、従業員への教育ができているかどうかで、迷惑電話による被害の程度も大きく変わるのです。

迷惑電話であるかどうかを判断するポイント

従業員に最初に教えなければいけないのが、「迷惑電話であるかどうか」を判断するポイントについてです。

このポイントは非常に重要となっており、悪質な業者の中には身分などを偽る場合や、取引先のふりをして迷惑電話をかけてくる場合もあります。

そのため、従業員に教育を行う際には、判断するポイントをいくつか教えておく必要があるのです。

・顧客の名前や企業名を名乗っているか
・担当者の名前ではなく役職を言っていないか
・要件を話しているか

まず最も大きなポイントとなるのが、顧客であれば顧客名を、企業であれば企業名を名乗っているかということです。

もちろん、付き合いが長い場合には顧客名や企業名などを省略して電話をかけてくる場合もありますが、顧客名や企業名を確認すればきちんと答えてくれます。

しかし、迷惑電話の場合には企業名などを名乗らず、知り合いのような形で電話をかけてくる場合がありますので、顧客名や企業名をきちんと名乗っているかをしっかりと判断するのがポイントです。

それから、「○○部長」などではなく「営業部長や人事部長」などのように、担当者の名前ではなく役職で電話をかけてくる場合には、迷惑電話の可能性が高くなります。

本当に付き合いのある人であれば、役職名だけでなく名前を伝えるのが一般的だからです。

さらに、迷惑電話の場合には要件を伝えず一方的にしつこく説明をしてくる場合がおおくなっているため、要件を伝えてきているかも大きな判断材料となります。

迷惑電話の場合には早急に切り上げる

最初に、迷惑電話であるかどうかのポイントをいくつか紹介しましたが、電話の途中で迷惑電話と判明、あるいは判断した場合には早急に切り上げることが重要です。

迷惑電話は社員が疲弊するだけですし、応対していても企業側に一つもメリットは生まれませんので、早急に切り上げるように教育しておくことが大切となります。

あらかじめ断る場合のフレーズを用意しておく

さらに重要になるのが「あらかじめ断る場合のフレーズを用意しておくこと」です。

途中で迷惑電話であるとわかっても、「どうやって、なんといって断ればよいのかわからない！」と困惑してしまう社員は少なくありません。

社員が困惑せずに迷惑電話をスムーズに断れるようにするには、あらかじめ社内で迷惑電話を断る場合のフレーズを決めておき、そのフレーズを共有しておくと効果的です。

新入社員や中途採用の人への周知徹底

会社に長く在籍している社員であれば、会社にかかってくる迷惑電話にもスムーズに対応できるでしょうし、間違って担当者につないでしまうということも少ないでしょう。

しかし、企業では新入社員が入社する場合や中途採用で採用される人もいるため、新入社員や新規採用者への教育・周知徹底も重要な課題となるのです。

シミュレーションを行っておく

新入社員や中途採用の社員を教育する際には、実際の迷惑電話を想定したシミュレーションを行っておくと、スムーズに教育を行うことができます。

反対に、シミュレーションを行っておかないと、実際に迷惑電話がかかってきた場合に慌ててしまうケースや、間違って担当者につないでしまうなどのミスが起こりやすくなるのです。

ルールを決めておく

新入社員や中途採用の社員に迷惑電話に対する教育を行う場合には、社内で明確なルールを決めておくことが重要となります。

ルールが曖昧だと対応に困ってしまう場合があるため、ルールを明確にすることで新入社員や中途採用の社員でもスムーズに迷惑電話に対応できる環境を構築するのがポイントです。

迷惑電話で無駄な時間を消費しないためには、従業員への教育が重要！

企業にかかってくる迷惑電話は非常に多くなっており、時間の浪費を防ぐためには従業員への迷惑電話に対する教育が不可欠となっています。

とくに、新入社員や中途採用の社員に対する教育はしっかりと行っておく必要があり、教育が不十分だと迷惑電話によって無駄な時間を浪費することになってしまうのです。

迷惑電話対策としては「MEMBER-S（メンバーズ）」の導入も効果的で、MEMBER-Sのクラウドデスクサービスなら専門のオペレーターが受電を代行し、要件のみをチャットやメールでお知らせしてくれるので、迷惑電話によって業務効率が低下する心配がありません。

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