ビジネスチャットの活用事例6選を徹底解説

みなさんは、社内コミュニケーションの活性化や効率的な連絡手段を目的として、ビジネスチャットを活用していますか？

近年ますます身近になってきたビジネスチャットは、タスクやスケジュール管理、宛先の選定など豊富な機能が搭載されており、今やビジネスでは欠かせない存在になってきています。

しかし、上手に活用できなければ、宝の持ち腐れとなってしまうでしょう。

そこで今回は、そのようなビジネスチャットの活用事例を詳しくご紹介します。

現在ビジネスチャットを利用している方も、これから導入を考えている方も、ぜひ参考にしてください。

コロナ禍でのコミュニケーションを促進

新しいツールの導入には、少なからず抵抗感を持っている人も多いですよね。

ただ、世の中の状況や時代の変遷において、チャットツールはいまや欠かせないものとなってきました。

特に顕著なのが、従業員同士のコミュニケーションの質を向上させたことにあるのです。

電話やメールでのコミュニケーションは、どうしても1対1になりやすい傾向にあります。

そのため、他の人にも伝えたい時などはその際に意味合いが変わってしまったり、伝えたいことが上手く伝えられないといった弊害も生まれてきますよね。

そのようなコミュニケーションの煩わしさは、コロナ禍でさらに加速しました。

ビジネスチャットは、極端に減ってしまったコミュニケーションを補填してくれる役割もあるのです。

伝達ミスを削減して業務効率を改善

ビジネスチャットで連絡手段を統合すると、伝達ミスを防ぐのにも役立ちます。

特に電話やメール、多くの書類を使用して業務を行う企業は電話を正確に受電できなかったり、メールを既読しているのか分からなかったりする場合もありますよね。

また、書類でしか管理していないと、書類をなくしてしまったときに取り返しのつかないことにもなりかねません。

チャットは、受け取り側のタイミングで見られる他、スタンプやマークといったリアクションができるので「相手が読んだ」ということが分かるのです。

さらに、過去のチャットをさかのぼれる機能があるビジネスチャットツールは、もしメッセージが送信された際に確認が漏れてしまっていても、あとから確認できるので安心できます。

グループチャットだと、一人ではなく複数人に向けて一斉にメッセージを送信できるため、そもそも伝達ミスが生まれることもありません。

重要事項の漏れを削減して顧客満足度改善

企業の中には、取引先やクライアントから重要な情報を預かっている場合もあるでしょう。

特に不動産や弁護士事務所などは、依頼主の今後を左右する重要なデータや書類も多く、その管理に時間がかかっているという企業も多いのではないでしょうか。

そのような場合でもビジネスチャットを活用すれば、重要事項の見落としや業務の処理が漏れることもありません。

タスク管理やスケジュール管理がついているビジネスチャットツールであれば、これまで対応漏れで信頼が減っていた顧客からの満足度も改善します。

作業現場でのトラブル発生を抑制

土木や建築、イベントなど、実際に作業する現場と指導を行う場所が異なる際は、トラブルが起きてしまうとすぐに処理できない可能性もあります。

そのような時に便利なのが、ビジネスチャットツールです。

作業現場でのトラブルは情報共有の漏れで発生することがほとんどであり、実際に作業を行う前にビジネスチャットツールで情報をしっかりと共有していれば、無用なトラブルの発生を未然に防げます。

案件の獲得数を向上

従業員が少なかったり、毎日大量のメールや電話が来る際には、全てを対応しきれない可能性もあります。

そのような時に活躍してくれるのがビジネスチャットツールです。

メールは情報を整理するには不便ですが、ビジネスチャットであればタスク管理や送信先の選択も一括で可能なので、面倒な作業がありません。

取引先からの意見を聞いて、すぐに作業を行うためには、社員間での情報共有や情報整理が不可欠です。

そうすることによって、案件の獲得数向上にもつながります。

社内・社外の連絡ツールとして使い分け

社内と社外における連絡ツールは、取引先や業務内容によってそれぞれ異なったり、同じものを使用している場合もあるでしょう。

企業によっては、機能や優位性をどれだけ大切にするかが変わってきます。

特に以前からビジネスチャットツールを使用している企業や社員は、ツールの変更に抵抗を覚えてしまうかもしれません。

例えば、プロジェクトや取引先とのやりとりはAタイプのチャットツールを、社内間でのやりとりはBタイプのチャットツールを使用するなど、社外と社内でビジネスチャットツールを使い分けるのも1つの手段です。

まとめ：ビジネスチャットの導入はさまざまな恩恵をもたらす

業務の効率化や円滑化だけではなく、案件獲得やトラブルを未然に防ぐなど、企業が業務を進めるうえで必要不可欠となってきているのがビジネスチャットツールです。

近年はリモートワークやフレックスタイム制を導入している企業も多く、ビジネスチャットツールの需要はますます高まってくることでしょう。

そのような時こそ、現在企業はどの機能が必要なのか、優位するものは何かなどをしっかりと洗いだすことで、ビジネスチャットツールを効率よく利用できます。

日々の業務で感じる煩わしさやストレスを解消するために、ビジネスチャットツールを活用しましょう。

ビジネスチャットツールとしては「MEMBER-S」もおすすめなので、ぜひご検討・ご活用ください。