バーチャルオフィスの電話代行を利用するメリットとは？

フリーランスの方やオンラインショップを運営する人などに、人気があるのが「バーチャルオフィス」です。

バーチャルオフィスは、簡単にいえば実際に事務所を構えずにオフィス機能の一部を利用できるサービスであり、代表的なものは電話代行や郵便物の受け取りなどが挙げられます。

今回は、最近注目を集めている「バーチャルオフィスの電話代行を利用するメリットやデメリット」について解説しますので、ぜひ参考にしてください。

バーチャルオフィスの電話代行サービスとは？

バーチャルオフィスの電話代行サービスとは、顧客などから電話があった場合に、オペレーターが電話対応をしてくれるというサービスです。

個人事業主などの場合、電話対応のために事務員を雇うのが一般的ですが、電話代行サービスを利用すればその分のコストを削減できます。

バーチャルオフィスでの電話対応の内容

気になるのが、「どのような電話対応をしてくれるのか？」です。

自分の代わりに電話に出てもらうので、どのような対応をしているのかが気になりますよね。

業者によって異なりますが、次のような対応が一般的です。

・契約者の社名を名乗って電話対応を行う
・担当者が不在であることを伝えて対応(相手の名前・連絡先・簡単な要件の確認など)を行う
・契約者にメールや電話などで電話の内容を知らせる

バーチャルオフィスの電話代行のメリット

バーチャルオフィスの電話代行を利用することで、多くのメリットが得られます。

そのため、個人事業主の方、事業を立ち上げたばかりの方などにおすすめです。

オフィスを借りるよりも低コスト

大きなメリットとして挙げられるのが、実際にオフィスを借りるよりも低コストで済むことです。

通常は、オフィスを構えて従業員を雇うことになりますが、そうなると家賃や人件費など多くのコストがかかります。

しかし、バーチャルオフィスであれば実際にはオフィスを構えずにオフィス機能の一部を利用できるため、低コストで済むのです。

一等地に住所を持つことができる

コスト面以外でもメリットがあります。

そのメリットとは、一等地に住所を持つことができる点です。

もちろん、借りられる住所は業者によって異なりますが、誰もが知っている一等地に住所を持つこともできます。

一等地に住所を持つことでビジネスを行う上で優位に立つことができ、一等地にある会社であれば安心感を高めることができますし、全国から仕事の依頼が来る可能性が広がりますのでビジネスチャンスが拡大するのです。

取引先の信用を確保できる

個人で仕事をしている場合、取引先や顧客からの電話に対応できない場合も少なくありません。

取引先や顧客が電話をしても、「電話をかけているのにつながらない！」「すぐに留守番電話になってしまう！」などの場合、信頼を失うことになります。

ですが、電話代行サービスを利用すればオペレーターが対応してくれるので、取引先や顧客からの信頼を失わずに済むのです。

バーチャルオフィス電話代行のデメリット

バーチャルオフィスの電話代行には、多くのメリットがあると解説しました。

しかし、メリットだけでなくデメリットもあります。

デメリットについて知っておかないと、後悔することにもなりかねません。

電話取次ができないと深い話ができない

電話代行サービスでは代わりにオペレーターが対応してくれますが、対応してくれるのは良い点ですがあくまでも「対応するだけ」です。

実際には電話代行をしているだけなので、サービスや商品について聞かれても代行業者では答えることができません。

直接電話に出ればサービスや商品について説明ができますが、電話代行だけだと深い話にはならないのが大きなデメリットとなります。

それから、サービスや商品について答えられないことで、顧客や取引先の信頼を失ってしまう可能性もあるのです。

他社と住所が被ってしまう

最も注意しなければいけないのが、「他社と住所が被ってしまう場合があること」です。

バーチャルオフィスは、複数の利用者に住所を貸していますので、同じ住所に複数の利用者がいるというケースも珍しくありません。

Googleなどで検索した場合、同じ住所で複数の企業が表示されるケースもあります。

顧客や取引先によっては、同じ住所で複数の企業が表示されるということに不信感を抱く可能性も否定できません。

オプションを利用すると費用対効果が厳しくなる

バーチャルオフィスは、業者によってプランやオプションサービスが異なるのです。

電話代行サービスがオプションとなっているケースもあり、オプションを複数付けてしまうと費用対効果が厳しくなる場合があります。

本当に必要なサービスと不要なサービスをきちんと分けて考えることが大切です。

まとめ：メリット・デメリットを考慮してバーチャルオフィスの電話代行を利用

バーチャルオフィスの電話代行は、「コスト」や「信頼の確保」などのメリットがあります。

そのため、個人事業主や事業を立ち上げたばかりの人にとっては大きな魅力です。

しかし、「サービスや商品についてはオペレーターでは対応できない！」「電話代行サービスがオプションになっている！」などのデメリットもあります。

利用する際は、メリットとデメリットを考慮して利用しましょう。

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ぜひご活用ください。