電話代行はお試し期間で見極める！そのポイントを解説

業務効率の改善や社員の負担の軽減のため、電話代行サービスの導入を検討する企業も増えています。

しかし、いきなり導入するのは期待よりも不安の方が大きいものです。

そこで、重要となるのが「お試し期間」であり、電話代行サービスを提供している業者の多くがお試し期間を設定しています。

お試し中に見極めるべきポイントがわかれば、業者選びに失敗するリスクを低減できるでしょう。

そこで今回は、「お試し期間で見極めるべきポイント」を徹底解説します。

お試し期間で見るべきポイント

電話代行サービスを提供する業者の多くには、お試し期間が設定されています。

お試し期間の日数は7日間・10日間・14日間・30日間など、業者によって異なりますが、電話代行サービスの利用を検討している人が実際にサービスを利用して機能や質を確かめる期間としては十分です。

こちらも業者によって異なりますが、お試し期間は無料で利用できるものが多くなっています。

貴重なお試し期間で見るべきポイントを徹底解説しますので、これから電話代行サービスの利用を検討されている方はぜひ参考にしてください。

顧客の感想

お試し期間中にチェックしておきたいのが「顧客の感想」です。

実際にサービスを利用している人の感想なので「どのような点に魅力を感じているのか？」「利用前と何が変わったのか？」などを確認できます。

顧客の感想をチェックすることで、サービス利用開始後のイメージがわきやすくなります。

自社の業務スタイルとの親和性

また、「自社の業務スタイルとの親和性」も非常に重要となります。

親和性とは、簡単にいえば「相性」や「親しみやすさ」のことです。

電話代行サービスと一口にいっても様々なサービスがあり、24時間営業の企業や、緊急対応が必要な業種であれば、24時間対応・夜間対応・土日祝日対応が可能なサービスが必要になります。

専門性の高い業務であれば専門的な知識を持った人による対応が求められますので、自社の業務スタイルとマッチするかは重要なポイントです。

報告の確認しやすさ

もう一つ忘れずにチェックしておきたいのが「報告の確認しやすさ」です。

電話代行サービスでは、顧客や取引先などから電話があった場合、さまざまな方法で報告してくれます。

主な報告方法は、次のようなものです。

・ 電話報告
・ メール報告
・ チャットツールでの報告

電話報告やメール報告だけでも対応は十分に可能ですが、場合によっては不便と感じることも多くなります。

例えば、電話報告やメール報告などの場合、担当者に転送しなければなりませんので、時間がかかるうえに煩わしいと感じてしまうでしょう。

しかし、チャットツールを使えば情報を共有しやすいので、オフィス以外の場所でもスマホなどですぐに確認ができ、必要なときに必要な人がすぐに確認できます。

そのため、どのような方法で対応内容を報告をしてくれるのかを必ず確認するべきです。

お試し期間以外で見るべきポイント

電話代行サービスを提供する業者の多くには、お試し期間が用意されています。

お試し期間の日数は、7日間・10日間・14日間・30日間など、業者によっても異なります。

お試し期間は文字通りで利用を検討している人が、実際にサービスを利用して機能や質を確かめる期間ですが、お試し期間以外でも確認できるポイントがいくつかあるのです。

そこで、お試し期間以外の間に確認できる選定ポイントについて解説します。

料金の安さやコストパフォーマンス

最も大きなポイントとなるのが、「料金」「コストパフォーマンス」です。

ただし、料金が安ければ良いというわけではありません。

料金が安くても提供されるサービスの質が悪い、相性が悪いなどでは利用する価値がなくなりますので、大切なのは料金とのバランスです。

価格に見合った十分なサービスが提供されているかがポイントとなります。

オペレーターの応対品質

人が応対する電話代行サービスでは、オペレーターの応対品質にバラつきがあるのが現状です。

資格を保有しているスキルの高いオペレーターや専門的な知識を持つオペレーターがいる一方で、レベルが低いオペレーターも存在します。

オペレーターは、企業の代わりに電話応対をすることになりますし、電話をかけてくる顧客や取引先の人はその会社の人間と思ってかけているのです。

そのため、レベルの低い対応をしてしまうと、信頼を失う場合やクレームに発展する可能性もあります。

お試し期間中にも確認できる項目ですが、サンプル音声や口コミなどを参考にして選定すると良いでしょう。

自社のニーズにどこまで対応してくれるか

さまざまなニーズに対応してくれるかも大きなポイントです。

例えば「日中は自社で対応して、夜間や土日祝日だけサービスを利用したい！」「簡単な案内をして欲しい！」など求められるニーズは異なります。

自社のニーズに柔軟に対応してくれるかどうかは重要です。

必要とする時間帯に対応してくれるかどうか

また、必要な時間帯に対応してくるかも大切です。

・ 日中だけ利用したい
・ 夜間だけ利用したい
・ 土日祝日だけ利用したい
・ 終日利用したい

上記のように、それぞれの企業が必要とする時間帯は異なります。

時間帯によっても価格が異なりますし、オプションメニューとなる場合もありますので、事前にきちんと確認しておきましょう。

報告の方法が自社に合っているかどうか

オフィスにいることが多いのであれば電話報告やメール報告でも問題ありませんが、外出することが多い人やチームで仕事をしている場合にはチャットツールなどで報告を受けたほうが便利です。

利用できる報告方法は代行会社ごとに異なりますので、報告の方法が自社に合っているかも重要となります。

実績が多いこと

最後にチェックしておきたいのが「実績」です。

導入実績が多いということは、それだけ信頼性が高いと判断できます。

業者を見極める際には、実績を重視するのもおすすめです。

まとめ：お試し期間でサービスの品質を見極めよう

ほとんどの電話代行サービスには、お試し期間が設けられています。

このお試し期間で、サービスの品質を見極めるのがポイントです。

「MEMBER-S(メンバーズ)」などのビジネスコミュニケーションツールを導入している場合には、ツールとの連携・報告が可能であるかという点も重要となります。