『社内コミュニケーションが苦手な社員は会社がサポート！その理由と方法とは』

社内のコミュケーションが円滑に行われれば、業務は効率よく進みます。

しかし、会社内には人とのコミュニケーションに長けた社員ばかりがいるわけではありません。

会議の席にあっても意見交換ができない、できれば発言を避けたいと思う社員も中にはいるのです。

今回はコミュニケーションが苦手な社員の特徴とその克服方法、会社側ができる支援の方法について紹介します。

コミュニケーションが苦手な社員の特徴

コミュニケーションを苦手とする社員に対する支援策を打ち出すには、まず苦手な社員の特徴を知ることが大切です。

コミュニケーションが苦手な人には、次のような特徴が主に見られます。

自分に自信がない

コミュニケーションが苦手な社員は、「自分に自信がない」方がいます。

・周囲の目をきにしすぎている
・過去の大きな失敗や挫折が自信を失わせている
・成功体験が少ない

上記のように、過去の経験に捕らわれて自己評価が低くなり、アピールするポイントや話題が見当つけづらくなっています。

そうなると、自分の考えを周囲に主張することが苦手となってしまうのです。

周囲の人とうまくコミュニケーションが取れずに、さらなる負のループに取り込まれることになります。

自分の話ばかりしてしまう

コミュニケーションが苦手な社員の中には「自分の話ばかりしてしまう」という特徴もあります。

例えば「自分の話ばかりして聞くことがおろそかになってしまう」「次に自分が話すことばかり考えて、人の話は上の空になってしまう」など、会話において相手の話を聞こうとしません。

「自分の話を相手に伝えたい・聞いてもらいたい」と思うのと同じように「相手も伝えたい・聞いてもらいたい気持ちがある」ということを念頭に置くことが大切です。

「話し上手は聞き上手」という言葉もありますが、会話とは要するにキャッチボールのようなものですので、相手の話を聞くことはコミュニケーションにおいて重要な要素になります。

また、相手の話を自分の話題にすり替えて、主導権を自分が取ってしまう会話もコミュケーションとしては成り立っていません。

聞き手に回る時は相手の会話を盛り上げ、相手の話題をさえぎられない意識をしましょう。

人見知りである

コミュニケーションが苦手な社員の特徴として「人見知りである」という点も挙げられます。

人見知りの原因は、過去に「人前で恥をかいた」「いじめをうけた」「愛情不足で育った」など、人それぞれです。

人見知りの社員は「他人への警戒心が強く、一定の距離感を保ってしまいがち」という特徴がみられ、以下の傾向が強いとされています。

・自分に自信が持てない
・周囲に警戒心を抱いている

信頼関係を構築するのに時間がかかり、自身の意見をなかなか発言できなかったり言葉にできないため、上手くコミュニケーションが取れなくなります。

話をうまくまとめられない

コミュニケーションが苦手な社員は「話をうまくまとめられない」という特徴もあります。

「話の論点がまとまっていない」「長いばかりで内容が薄い」「質問に対して、明確な回答ができない」というのは、話の内容をきちんと相手に理解されるように整理されていない場合に起こり得るのです。

自身の説明のせいで相手の反応が悪くなれば自己嫌悪や極度の反省に追い込まれ、コミュニケーションに対する苦手意識に拍車をかけるようになってしまします。

コミュニケーションが苦手な社員をサポートするべき理由

コミュニケーションが苦手な社員がいる職場内では、様々な悪影響が起きる場合があるのです。

そういった社員がいる場合だと、職場にどのような影響を与えるかについて解説していきます。

コミュニケーションが不足するとミスが増える

職場内でのコミュニケーションの不足は、社員同士のつながりを薄くしてしまいます。

コミュニケーションが不十分だと、業務に関する質問や確認もしにくくなるのではないでしょうか。

ミスの報告や起きてしまったミスへのフォローもしにくい環境を作ってしまうことになり、業務を停滞させてしまいます。

コミュニケーションが不足すると離職率が増加する

コミュニケーションが不足すると、ミスやトラブルが発生しやすいと前述しました。

コミュニケーション不足は人間関係の悪化を生み、「相談したくても相談できない」「悩みが蓄積する」といった環境は、社員のストレスを加速させます。

ストレスの悩みなども相談できない環境では、仕事に対するモチベーションも低下してしまい、職場に対する安心感や定着率を低下させて離職率を高くする原因になるのです。

コミュニケーションが不足するとコンプライアンス意識が低下する

社内コミュニケーションが不足すると、社員間でのつながりが希薄になります。

「自分に都合の悪いことは、報告しない」「ミスが起きても相談しない」といった状況に陥ってしまうと、社内での嘘や隠し事が横行してしまい、果ては不正に及ぶ社員が出てくることになるでしょう。

コンプライアンスに対する意識も低下してしまい、重大な問題が発生するリスクが高まってしまうのです。

コミュニケーションを増やすために会社がやるべきこと

コミュニケーションが不足すると会社にとって不利益な事態が発生する、ということを述べてきました。

これらを解決するために、会社が行うべきことについて解説します。

発言できる雰囲気を作り出す

「発言できる雰囲気」とは、社内がオープンコミュニケーションの状態にあることです。

誰もが気軽に意見を言い合ってコミュニケーションをとれる状態をいい、その実現には以下の2つのポイントがあります。

まず1つ目に、心理的安全性の確保が必要です。

「こんな発言をしたらまずいんじゃないか？」「叱られるのでは？」と閉鎖的にならないように、管理職が意見を受け入れる姿勢を見せることが必要になります。

2つ目に、コミュニケーションしやすいツールを導入することが必要です。

気軽に社員同士がやり取りできるツールを導入することにより、社員は気楽に発言できるようになります。

コミュニケーション研修を実施する

コミュニケーションの場と考えても、飲み会などでは「プライベートの時間をつぶされた」などの不満が出る可能性があります。

「社内研修」として、社員が集まるコミュニケーションの場を用意しましょう。

普段顔を合わせることのない他部署や他支店などを交えた意見交換やワークショップなどは会話が弾み、コミュニケーションの輪が広まる事でしょう。

コミュニケーション用のツールを導入する

社内のコミュニケーションをスムーズに行うためには、最適なコミュニケーションツールを導入する必要があります。

・社内SNSを活用して部門や部署、役職などの垣根を超えたつながりを作る
・グループウエアで「社内の情報共有」「業務効率」「コミュニケーション」を図る
・チャットツールで在宅勤務やリモートワークなどで遠隔地にある社員を結んだり、スピーディに情報のやりとりを行う

まとめ：コミュニケーションが苦手な社員には適切なツールを導入して対応を

社員同士の交流を活発化させるために役立つチャット機能や、業務上のタスクを確認できる機能も搭載しているのは、ビジネスコミュニケーションツール「MEMBER-S（メンバーズ）」です。

MEMBER-Sを活用することで、コミュニケーションを苦手とする社員でも上手に相手とのコミュニケーションを可能にします。

社内コミュニケーションの不足に課題を感じているのなら、無料で利用できるMEMBER-Sの導入がおすすめですので、ぜひ活用してください。