個人事業主や企業が電話代行を利用するメリットとは

個人事業主や企業が、「電話代行サービス」を導入するケースが増えています。

導入が進められている背景には、ビジネスで抱えている課題を電話代行で解消できるためです。

今回は、「個人事業主や企業が電話代行を利用するメリット」について解説します。

電話代行ってどんなサービス？

「電話代行」とは、会社にかかってくる電話を、その会社の受付や事務員として代わりに応対するサービスです。

電話をかけてきた相手の要件を聞く、担当者に取次サービスとなります。

簡単に言えば、依頼者の代わりに電話番をしてくれるというものです。

電話がかかってきた場合には、その通話を転送するか、電話・メール・チャットツールなどで通知してくれます。

電話代行を利用するメリット

簡単に、電話代行サービスについて解説しました。

次に、知っておきたいのが「サービスを利用する具体的なメリット」です。

結論から言えば、多くのメリットがあります。

重要な受電を逃さない

まず、個人事業主や企業にとって、大きなメリットと言えるのが「重要な受電を逃さずに済むこと」です。

顧客や取引先からの重要な電話があっても、その電話を取らなければビジネスチャンスを逃してしまうかもしれません。

しかし、電話代行サービスを利用すれば、仮に自分が外出中でも電話を代わりに受けてもらうことができます。

業務効率が改善される

それから、「業務効率が改善される」というのも大きなメリットです。

自社で顧客や取引先からの電話に応対すると、どうしても電話で応対するという必要が出てきます。

自社の従業員が電話応対していると、本来の業務に集中できない場合もあるのです。

さらに、電話がいつかかってくるのかわからないので、電話がかかってくるたびに作業をとめて応対しなければなりません。

ですが、電話代行サービスを利用すれば、電話業務を任せることができます。

電話応対から解放されるので、本来の業務のみに集中できるため、業務効率が改善されるのです。

コストカットにつながる

また、人件費などのコストカットにつながる点も大きなメリットです。

自社で電話応対を行うためには、事務員や秘書を雇う必要があります。

さらに、人を募集するには広告費がかかりますし、雇った人を教育するための費用も必要です。

電話代行サービスを利用すれば、必要なときだけ応対してもらうことができますし、教育はサービスを提供している業者が行ってくれます。

つまり、総合的に考えると人件費や広告費など、多くのコストカットにつながるのです。

人手不足を解消できる

その他では、人手不足を解消できるのもメリットです。

個人事業主や従業員の少ない企業では、電話応対が難しいというケースがあります。

休憩時間・昼休みなど、人が出払っているタイミングでは、とくに対応が難しくなるのです。

電話代行サービスを導入すれば、人手不足でも電話応対を代わりに行ってもらえるので、従業員が少なくても対応できます。

人手不足を補ってくれるので、大きなメリットです。

顧客満足度が向上する

電話応対は、相手に良い印象と悪い印象の両方を与えることになります。

丁寧な対応を行えば、その分だけ信頼度があがり、顧客満足度の向上に期待できるのです。

反対に、いい加減な対応をすると、相手に悪い印象を与えてしまうことになります。

電話代行サービスのオペレーターは、研修で電話応対のトレーニングを行っているため、丁寧な対応が期待できるのです。

相手に良い印象を与えられる可能性が高くなります。

さまざまな報告方法を選べる

もちろん、電話代行サービスは、電話に応対するだけではありません。

かかってきた電話を転送する、電話・メール・チャットツールなどで通知してくれます。

さまざまな報告方法を選べることで、外出時・打ち合わせや会議中などでも安心です。

メリットを最大化するサービスの選び方

ここまで、電話代行サービスのメリットについて解説しました。

注意しなければいけないのは、サービスを提供している業者によって、質や内容が異なるということです。

メリットを最大化するためには、いくつかのポイントをチェックしなければなりません。

チェックするべきポイントについて解説します。

好みの報告方法が選べる

一般的な電話代行サービスでは、複数の報告方法があります。

・電話報告
・メール報告
・チャットツール報告

それぞれの業者で、選択できる報告方法が異なるのです。

外出するケースが多いのであれば、チャットツールなどが非常に便利で利用価値が高くなります。

働いているスタイルなどに応じて、好みの報告方法が業者を選ぶのが最適です。

必要な時間に対応している

必ずチェックしておきたいのが、必要な時間に対応しているかということです。

・日中の時間帯のみ
・夜間のみ
・24時間
・365日

上記のように、それぞれが必要としている時間帯は異なります。

電話代行業者を選ぶ際には、必要な時間帯にサービスを提供しているかを確認することが大切です。

オペレーターの質が高い

個人事業主や企業の代わりに、電話応対をしてくれるオペレーターですが、業者によってその質にはバラつきがあります。

どの程度の質なのかを、事前にチェックしておくことが重要です。

例えば、次のようなオペレーターもいます。

・秘書検定やビジネス実務法務検定などの資格を持つ
・多言語対応のオペレーター
・専門用語を理解しているオペレーター

上記は一部ですが、オペレーターと言っても質はさまざまです。

グローバル時代には外国人への対応も必要となりますが、外国語に対応できる社員を見つけるのは簡単なことではありません。

そのような場合には、外国語に対応できるオペレーターが在籍する業者が最適です。

オペレーターの質を見極めてから利用するのが安心だといえます。

まとめ：電話代行はメリット豊富！最適なサービスを選ぼう

個人事業主や企業が電話代行サービスを導入すると、業務効率の改善やコストカットなどのメリットが得られますが、重要なのは最適なサービスを提供している業者を選ぶことが挙げられます。

おすすめなのは、「MEMBER-S（メンバーズ）」を活用することです。

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ぜひ、ビジネスシーンでご活用ください。