ビジネスチャットとメールを徹底比較！両者の違いとは

ビジネスシーンでは、「チャット」と「メール」を使用することが多くなっています。

皆さんは、チャットとメールをどのように使い分けていますか？

今回は、「ビジネスチャットとメールを徹底比較！」「両者の違い」について解説します。

チャットとメールの違い

ビジネスシーンでは、チャットをメールの両方が使用されています。

では、どのような違いがあるのでしょうか？

それぞれの違いについて解説します。

リアルタイム性

大きな違いといえるのが、「リアルタイム性」です。

チャットの場合には、複数人での会話をスムーズに行うことができ、グループチャットを作っておけば情報の共有などもすぐに可能になります。

さらに、チャットツールによっては、未読もしくは既読の判別が可能なものもあるのです。

メールは、複数人に同じ内容のメールを送ることは可能ですが、複数人と同時にやりとりをすることはできません。

スムーズに情報を共有する場合などは、リアルタイムに複数人とやりとりができるチャットが効果的です。

対応スピード

「対応スピードの違い」も挙げられます。

とくにチャットの場合には、通知されてから迅速な対応が可能で、メッセージに対してチャット上のスタンプを押すだけで済むのです。

また、チャットの場合にはメッセージを受信するとすぐに通知が行くので、外出先でもメッセージに気づきやすいのがチャットの良いところと言えます。

一方でメールの場合には、一旦開封をして内容を確認し、その後で返信する文章を考えなければなりません。

打ち合わせや会議などで、すぐにメールに気づけないという可能性もあります。

通知機能があり、すぐにメッセージが届いたことを知らせてくれるチャットは非常に便利です。

利用するツール

それから、利用するツールの違いも挙げられます。

チャットの場合は、「ID」もしくは「アカウント」を作成し、招待するなどで連携してメッセージを送る仕組みになりますが、注意点としては相手と同じチャットツールを利用する必要があるのです。

一方でメールは、IDやアカウント、利用ツールの同一性は関係ありません。

ただし、送信相手のメールアドレスを知っている必要があります。

メールアドレスさえ知っていれば、違うメールソフトを使用していてもやりとりが可能です。

やりとりの堅苦しさ

また、やりとりの堅苦しさの違いもあります。

メールの場合には、挨拶文などを入れてから要件を書くのが一般的です。

丁寧なやりとりになる一方で、堅苦しい、作成するのに時間がかかるなどのデメリットもあります。

ビジネスチャットの場合にも最低限のマナーは必要ですが、挨拶などを省いて堅苦しくなくメッセージを送ることが可能です。

用件だけを伝えられて、スピーディーに相手とやりとりができます。

会話履歴の見やすさ

チャットは、メールと比較すると会話履歴が見やすいという違いもあるのです。

メールの場合には、会話履歴を確認しようとすると、これまでのメールを1通ずつ開封して確認しなければなりません。

ですが、チャットであればグループチャットなどに簡単に履歴を残せます。

後からでも画面をスクロースするだけで、前後の会話履歴などを簡単に見ることができるのです。

複数人で同時にやり取りできるかどうか

その他で、大きな違いといえるのが「同時に複数人とやりとりができるか」という点になります。

メールの場合には、同じ内容のメールを複数人に送信することは可能ですが、やりとりが同時にできるのは基本的に1人までとなります。

つまり、メールは原則として1対1でコミュニケーションを取るツールです。

反対に、チャットの場合には1対1ではなく、1対複数でのコミュニケーションも可能となります。

グループチャットなどでは、同じグループメンバーで同時に複数とやりとりが可能です。

チャットとメールの使い分けのポイント

ここまでは、チャットとメールの違いについて解説しました。

次に、見ておきたいのが、チャットとメールの使い分けのポイントについてです。

具体的な例を挙げながら、チャットで対応するのが良いケースと、メールで対応するのが良いケースについて解説します。

チャットが向いているケース

チャットの方が効率的と考えられるケースは、以下のようなケースになります。

・情報の共有や確認など、素早く返信が欲しいケース
・1人ではなく、複数で確認・共有が必要なケース

できるだけ、早く返事が欲しい場合や、複数人で共有・確認が必要なケースではチャットが効果的です。

メールが向いているケース

メールの方が効率的と考えられるケースは、以下のようなケースになります。

・短い文章ではなく、長文を送る場合
・社内ではなく、社外の人とやりとりをする場合
・契約時のやりとりなど、重要な情報のやりとり

長文を送りたい場合や、社内ではなく社外の人とやりとりをする場合、などに効果的です。

重要な情報のやりとりを残しておく場合にもメールが使われています。

まとめ：メリットを理解して上手く使い分けを

ビジネスチャットとメールは、スピード・対象者の人数・相手などによって、上手に使い分けを行うのがおすすめです。

それぞれのメリットを理解して、使いこなせば、業務の効率化にもつながります。

ビジネスチャットを導入するのなら、「MEMBER-S（メンバーズ）」がおすすめです。

社員同士のコミュニケーションの活性化には、チャット機能が役立ちます。

他にも、「タスク管理」「シフト管理」「ファイル管理」「日報」などの機能を搭載しているので、業務効率化に貢献してくれるのです。

ぜひ、ビジネスシーンでご活用ください。