ビジネスチャットはルールが重要！定めるべき７つのルールを解説

迅速な情報の共有、社内コミュニケーションの活性化などを目的に、多くの企業がビジネスチャットを導入しています。

とても便利なツールですが、ルールが明確になっていない場合も少なくありません。

今回は、「ビジネスチャットを利用する際に定めるべきルール」について解説します。

ビジネスチャット運用のルール

業務効率化や社内コミュニケーションの活性化につながる、ビジネスチャットはとても便利です。

ですが、使用する際のルールが曖昧で、問題が発生してしまう場合もあります。

ビジネスチャットを運用する際に、定めるべき運用ルール7つをご紹介するので、これからビジネスチャットを導入しようと検討されている方はぜひ参考にしてください。

使える時間帯を決める

まず、必ず決めておきたいルールが「使用できる時間帯を決めること」です。

それぞれの企業の就業時間にあわせて決めると、時間をスムーズに決められます。

もしも、ルールを決めていなかった場合には、次のような問題が発生するリスクが高まるのです。

・仕事とプライベートの区別がつきにくくなる
・勤務時間が長くなる(残業などが増える)

決められた時間帯だけ使用すると、ビジネスチャットの効果が効率的に発揮されます。

メールとの使い分けを決める

ビジネスシーンでは、チャットだけでなくメールを使用する場合もあります。

送る内容やシーンに応じて、使い分けるのがポイントです。

スピーディーに返信して欲しい場合や、複数のメンバーで情報を共有したい場合には、チャットが最適となります。

重要な情報のやりとりや1対1でのやりとり、社外の人とのやりとりなどでは、メールを使用する場合が多いです。

使い分ける場合のルールを決めておくと、より効果的にビジネスチャットを活用できます。

絵文字などの使い方を決める

ビジネスチャットでは、プライベートで利用するチャットと同じように、スタンプや絵文字が利用できます。

ただし、スタンプや絵文字は感情を簡単に相手に知らせることができますが、使いすぎると相手に悪い印象を与えてしまう可能性があるのです。

とくに、重要な連絡事項などでスタンプや絵文字で返事を返されると「本当に大丈夫なのだろうか？」疑念を持たれてしまう場合もあります。

連続での使用は避ける、他部署の人とのやりとりでは禁止するなど、使い方のルールを決めておくと安心です。

グループ作成は上司の許可を得る

ビジネスチャットでは、グループを作成することが可能です。

同じ部署のメンバーやプロジェクトメンバーなど、さまざまなグループの作成が予想されます。

ですが、自由にグループを作成してしまうと、把握・管理が非常に困難になるのです。

個人に権限を与えて自由にグループを作成するのではなく、作成は直属の上司などの許可を得てから行うことが重要で、許可制にすることで不要なグループが作成されるのを防止できます。

管理もしやすくなるので、ルールをしっかりと決めておくことが大切です。

適切な権限を持たせる

それから、適切な権限を持たせることも重要です。

ビジネスチャットには、種類によっていくつかの権限があります。

例えば、管理者・メンバー・閲覧のみなどで、与えられた権限によってビジネスチャットの利用中にできることが異なるのです。

権限が曖昧になっていると、勝手にチャット名を変更されてしまう恐れや、メンバーが勝手に変更・削除されてしまうリスクがあります。

役職などに応じて、必要な権限・適切な権限を持たせることが重要なのです。

投稿NGな内容を決める

気軽に利用できるビジネスチャットですが、どんなことでも投稿してもよいというわけではありません。

あくまでもビジネスとして活用するものであるため、ビジネス以外での使用は原則としてNGとします。

例えば、次のようなものです。

・プライベートな話題
・上司・部下・同僚の悪口

上記のようなものは、ビジネス上では必要ありませんので、NGとするのが適切です。

プロフィールに会社名・役職・部署などを入れておく

意外と見落としてしまいがちなのが、プロフィールについてです。

プライベートであれば、ニックネームなどでやりとりをしてもよいですが、ビジネスの場合には相手に
誰であるかを明確にする必要があります。

社内でも同じ苗字の人が複数いてわからなくなってしまう場合もあるためフルネームを基本として、これに役職や部署、できれば顔写真なども入れておくと効果的です。

ルールを定めることで得られるメリット

ビジネスチャットを運用する際に、ルールを設けることで、次のようなメリットを得ることができます。

不要なやりとりを防止できる

ルールが明確になっていないと、業務以外のチャットで盛り上がるなど、不要なやりとりが発生してしまいます。

ルールを明確にすることで、業務上のやりとりだけにすることが可能です。

セキュリティを確保できる

とても便利なツールですが、社員が誤った使い方をすれば、大切な情報が外部に流出してしまう恐れもあります。

個人の端末などを使う、データを自由にダウンロードしてしまうなどです。

きちんとしたルールを作ることで、一定のセキュリティを確保できます。

ツールの利用が浸透する

社内でチャットを利用する際のルールを作ることで、社員が安心してチャットを利用できるようになるのです。

その結果、ツールの利用が浸透します。

反対にルールが曖昧だと、どうやって使えばよいのかがわからず利用を避けてしまうのです。

まとめ：ルールを守って正しくビジネスチャットを利用しよう

ビジネスチャットは、非常に便利なものです。

しかし、きちんとルールを作り、ルールを守らなければ情報が流出するなどの事態に発展してしまいますので、社内で共通のルールを作ることが重要になります。

ビジネスチャットを導入するのなら、「MEMBER-S（メンバーズ）」がおすすめです。

社員同士のコミュニケーションの円滑化はもちろん、業務効率化にも大きく貢献してくれます。

ぜひ、ビジネスシーンでご活用ください。