ビジネスチャットの失敗例から正しい使い方を学ぼう

メールよりも気軽に利用でき、業務効率化にも役立つといわれているビジネスチャットですが、必ずしも成功するとは限りません。

使い方次第ではそのメリットを享受できず、導入した結果何らかの失敗をしてしまうケースもあるのです。

今回は、「ビジネスチャットを導入したもの、失敗してしまった！」という事例から、正しい導入方法や使い方について解説します。

ビジネスチャット導入のよくある失敗例

ビジネスチャットの導入によって、多くのメリットをもたらすといわれていますが、導入に失敗してしまった例も少なくありません。

そこで、具体的な失敗例について徹底解説します。

コミュニケーション手段が統一されない

よくある失敗が「社内のコミュニケーション手段が統一されないこと」です。

一般的なビジネスシーンでは、コミュニケーション手段として、電話・メール・チャットなどがあります。

ベテラン社員やIT関連のスキルに苦手意識を持っている人は、チャットよりも電話やメールなどを使うことが多いです。

反対に、若い社員はビジネスチャットを積極的に活用しようとします。

もちろん、電話やメールなどが必要な場面もあるのですが、複数の手段があるとスムーズなやりとりができません。

スムーズに情報を共有できない、情報の確認や伝達などが二度手間になってしまう場合もありますので、社内でルールを設けてコミュニケーション手段を統一することが大切です。

生産性の低下

ビジネスチャットは、社内や社外の人と簡単にコミュニケーションが取れる、ビジネスには欠かせないツールの１つです。

ですが、社員同士が業務と関係のないチャットを楽しむ、他の社員の噂話や悪口を書き込んで盛り上がってしまうなど、ビジネス目的以外で使われてしまうケースも考えられます。

たしかに、簡単にコミュニケーションが取れますが、使い方を誤ると生産性を低下させてしまうことになるのです。

ツールの活用が浸透しない

社内に導入したのに、活用されないというケースもあります。

浸透しない理由は、次のような理由です。

・ITスキルに不安を抱えている社員がいるため
・他のツールの方が使いやすい

導入したのに、活用する社員と、活用しない社員が出てしまう、このような状況はなぜ生まれるのでしょうか？

大きな理由は、ITスキルに不安を抱えている社員がおり、その社員が活用を避けているためと考えられます。

一概には言えませんが、一般的に年齢が上がるについて苦手意識を持っている人が多いのです。

それから、導入したツールが使いにくいという場合もあります。

ビジネスチャットといっても、無料のものや有料のもの、搭載されている機能などそれぞれに違いがあるのです。

そのため、業種や目的にあわせて、最適なツールを選ぶ必要があります。

業務時間外にもメッセージが届く

業務時間内であれば、メッセージが届けばすぐに対応可能です。

インターネット環境があれば、外出先からでもメッセージを確認することができます。

ただし、使い勝手の良さから、夜間や休日などのプライベートな時間のときにまでメッセージが届いてしまう場合があるのです。

業務時間外の夜間や休日にまで仕事のメッセージが届くと、社員のモチベーションが大幅に低下してしまいます。

時間外でもメッセージを送ってしまうのは、社内に明確なルールが定められていないためです。

明確なルールを定めて活用すれば、社員のプライベートな時間を奪う必要もなくなります。

ビジネスチャットを正しく活用するポイント

主な失敗事例について解説しました。

次に、ビジネスチャットを正しく活用するためのポイントについて解説します。

導入目的を明確にして周知する

必ず行わなければいけないのが、「社員になぜ導入するのかを伝えること」となります。

例えば、次のような導入目的です。

・社内コミュニケーションの活性化・円滑化のため
・情報の共有をスムーズに行うため
・タスク管理が容易になるため

社員に、ただ導入すると伝えるよりも、目的を明確にして周知した方が利用しやすくなります。

反対に、どのような目的で活用するのかが、不明確であれば使わない社員が増加してしまい、導入失敗となってしまうでしょう。

運用上のルールを明確にする

誤った使い方をすると、大切な情報が外部に流出してしまう恐れもあります。

大切なのは、運用上のルールを明確にすることです。

明確なルールがないと、どのようにして活用するのかがわかりませんし、業務以外で活用してしまう人も出てきます。

運用する前に、社内でしっかりとルールを作り、一つのルールに従って全員が同じように活用するのが重要なポイントです。

使いやすいツールを導入する

ビジネスチャットには、さまざまなものがあります。

特定の分野に特化したものや、誰でも簡単に操作できるものなどがあるのです。

社内に導入する際には、全社員が使うことを想定し、操作の簡単なもの・使いやすいものを導入することが重要になります。

価格の安さだけで選ぶなど、安易な基準で導入するツールを決めることは避けるべきです。

無料期間や無料プランで試用する

インターネットで検索すると、それぞれのチャットツールの口コミなどが見つかります。

口コミなどから判断する人も多いですが、実際に使ってみないと社内で活用できるかはわかりません。

そのため、無料期間や無料プランなどで操作性や機能などを、実際に使ってみてから決めるのがおすすめの方法となります。

一度社内に導入すると、長く使用することになりますので、無料期間や無料プランの中でしっかりと確認しておくことが重要です。

コミュニケーション方法を統一する

企業によっては、他にもコミュニケーションツールを導入している場合があります。

社内に複数のコミュニケーションツールがあると、効率が悪くなりますし、二度手間になってしまう場合もあるのです。

ビジネスチャットを導入したら、連絡方法・コミュニケーション手段をビジネスチャットに統一することが大切になります。

まとめ：ビジネスチャットは正しく活用しよう

ビジネスチャットは、ただ導入すればよいというものではなく、正しく活用することで多くのメリットが得られます。

ビジネスチャットには実にさまざまなものがありますが、ビジネスコミュニケーションツール「MEMBER-S（メンバーズ）」がおすすめです。

搭載されているタスク管理機能を使えば、業務のタスクを一覧で確認できます。

導入することで、社内コミュニケーションの活性化・円滑化につながり、業務効率化にも貢献可能です。

ぜひご活用ください。