ビジネスチャットはこう選ぶ！正しいビジネスチャットの選び方

社内のコミュニケーションを活性化させ、スピーディに簡潔に情報を共有できるツールとしてビジネスチャットが注目されています。

しかし、ビジネスチャットツールには製品ごとに機能や特徴も異なり、サービスも料金も異なりますので、自社に最適なツールの選定が重要です。

この記事では、自社にぴったりなビジネスチャットツールの選び方について詳しく説明していますので、ぜひ参考にして最適なビジネスチャットを導入してください。

ビジネスチャットの選定ポイント

ビジネスチャットを選定する際のポイントを、以下にまとめました。

必要な機能がそろっている

ビジネスチャットツールは、社内コミュニケーションの活性化のための機能が備わっています。

ビジネスチャットツールに求める機能は主に以下のものとなり、これらの機能が備わっていることが選定の前提です。

・チャット機能
　簡単・簡潔に会話が行えることで、リアルタイムにコミュニケーションが可能になります。

・グループ機能
　チーム・部署・プロジェクトなどのグループ単位で会話ができ、セキュリティの強化にもなるのです。

・アップロード機能
　会話の主体となるテキスト以外に画像や動画を共有することができ、アップロードやドラッグ＆ドロップでスムーズに情報共有が可能となります。

・チャット以外の機能
　タスク管理・ビデオ通話・スケジュール管理・AI分析が備わっていると便利です。

コストが運用効果に見合うものである

機能が豊富になると、その分だけ導入時に費用がかかり、運用コストが高くなってしまうことになります。

自社の運用に必要な機能を洗い出し、必要十分な機能の製品を選ぶことで、コストを抑えることができるのです。

製品によっては「毎月の利用料金がかかる」「初期費用がかかる」といったものもありますが、一方で無料プランのツールはセキュリティ面で不安な可能性もあります。

これらの点を総合的に加味して、自社の運用にぴったりな製品を選ぶことが重要です。

セキュリティが万全である

気軽にコミュニケーションを図れるのが特徴のチャットツールですが、やり取りの中には企業機密が含まれることもあります。

社員のコンプライアンス意識を高めるのが前提ですが、その上で以下の点に対策がされているかの確認が必要です。

・メッセージの暗号化
・不正アクセスの防止
・情報漏洩の対策

情報漏洩を防ぐためにセキュリティが万全の製品を選ぶことが必要になります。

現場にとって使いやすい

導入後に実際に使ってみると、現場のスタッフには使いづらいと感じるものもあります。

無料トライアルなどがある場合は、本格的に導入する前に先ずは無料で試してみましょう。

また製品によっては、使用方法の講習会なども設けられる場合があるので確認してください。

必要なツールと連携できる

企業によっては、情報共有や効率化を図るためにグループウエアや名刺管理ツール、営業支援や顧客管理のツールなどを既に導入していることもあるでしょう。

データの二重入力を防ぎ、情報共有を効率化してミスを防ぐために、これら既存のツールと連携できるかがビジネスチャットツールの選定のポイントとなります。

クラウド型かオンプレミス型か

チャットの種類にはクラウド型とオンプレミス型があります。

以下に2つの特徴をまとめました。

クラウド型の特徴

チャットの機能を提供する会社が、インターネットを利用してシステムをクラウド上で運用します。

『メリット』
・導入時にシステム構築がいらないので、短期間で導入できて初期費用が抑えられる
・自社にサーバを置かないので、メンテナンスのコストも少なくて済む
・インターネットの環境があれば、場所やデバイスを選ばない

『デメリット』
・月額料金などのランニングコストがかかる
・利用人数や利用量が増えると高額になる場合がある

オンプレミス型の特徴

自社内にサーバやハードウエアを置いて、チャット機能を利用するタイプです。

『メリット』
・機器のメンテナンスコストの発生のみで、月額料金はかからない
・クラウド上にデータがなく、自社で管理できるのでセキュリティ面で安心
・自社に合わせたカスタマイズができる

『デメリット』
・開発、導入に時間がかかる
・開発費がかかる
・多種多様なデバイスに対応させるのはコストがかかる

現代のチャットの現状

自社用のカスタマイズも可能となり、セキュリティも強化されたため、現在はほとんどがクラウド型のチャットが主流となっています。

ビジネスチャット選定でやってはいけない選び方

ビジネスチャットの選定のポイントを述べてきましたが、以降は選定時にやってはならない選び方をまとめました。

特定のポイントだけに注目する

ビジネスチャットツールは、選ぶ際に、ひとつの機能だけの使いやすさなどを追い求めると、以下のような不具合が生じる場合があります。

・既存のツールと連携が取れなくなってしまう
・一部の社員のみ使いこなせて、利用できない社員がでてきてしまう
・デバイスによっては利用できない

自社の利用方法を確認したうえでツールを選定しましょう。

無料プランや試用期間を経ずに導入する

ツール選びに迷った場合、体験版を利用することにより使い勝手のよさや、社内ですでに利用しているビジネスツールと連携できるかどう確認できることになります。

先ずは、無料期間やトライアルを利用して使い勝手を確かめてから導入を決めましょう。

現場の意見を無視して導入する

機能が多くなると、使いこなす社員の教育に時間や費用がかかってしまいます。

無料で使い勝手を試したうえで、導入にかかる費用や教育の手間が無駄にならないよう、現場の使用する担当者の意見を吸い上げてから導入するツールを選定しましょう。

まとめ：ポイントを押さえてビジネスチャットを導入しよう

ビジネスチャットツールは、社内の効率化のためのコミュニケーション手段です。

様々なツールの特徴やメリット・デメリットを検討したうえでビジネスコミュニケーションツール「MEMBER-S（メンバーズ）」を導入も是非ご検討ください。

社員同士の交流を活発化させるのに、役立つチャット機能はもちろん、業務上のタスクを確認できる機能も搭載しています。

社内コミュニケーションに課題を感じているのなら、MEMBER-Sの導入がおすすめです。

ぜひご活用ください。