迷惑電話対策として電話代行を導入すると、折り返しだけの対応で済む！

会社にかかってくる電話には、さまざまなものがありますが、迷惑電話も多くなっており、対応に苦慮するケースも増えています。

そこで、おすすめなのが電話代行を導入するという方法で、導入することで迷惑電話のリスクを下げることができ、折り返しだけの対応で済むので多くのメリットがあるのです。

今回は、迷惑電話対策として電話代行を導入するメリットについて解説します。

インターネット上の書き込みについて

インターネット上で、「迷惑 電話」と検索すると、「北海道 物産　 迷惑 電話」等の候補がでてきます。

以下の書き込みは、実際に電話を受けたという人が書いた書き込みになります。

何十回もかかってくる

インターネット上の書き込みの中で、最も目立っていた書き込みが「電話が何十回もかかってくる」という書き込みでした。

1度商品を購入してから、何度も電話がかかってきたという書き込みもあります。

着信拒否にしたら別の番号からかけてくる

それから、1度着信拒否にしたら、別の電話番号からかけてくるようになったという書き込みもありました。

言葉遣いがおかしい

その他の書き込みでは、相手の言葉遣いがおかしいという書き込みもあり、具体的には営業とは思えない口調、軽い口調で電話をかけてきたというものです。

迷惑電話を含めた電話対応を自社で行う場合

一般企業で、迷惑電話を含めた電話対応をすべて自社で行う場合、多くのステップが必要になります。

その「多くのステップ」とは、具体的にどのようなものであるかを徹底解説しますので、参考になれば幸いです。

自社で対応する場合には最大5ステップが必要

会社にかかってくる電話は、顧客や取引先などが中心となりますが、自社で対応する場合には、次のような最大5つのステップが必要となります。

①着信
②一時対応
③担当者の在席の確認・取次ぎ、不在の場合には折り返す旨を伝える
④担当者が不在だった場合、担当者に電話があったことを伝える
⑤担当者が折り返しの電話を行う

顧客や取引先から電話があった場合、担当者などが不在の場合、最大で5つのステップが必要となるのです。

相手もそうですが、自社でも担当者に伝えるのに時間がかかりますし、手間もかかります。

迷惑電話の場合も着信から一時対応までを、自社で行わなければならないため、精神的な負担も大きくなってしまうのです。

電話番が必要になる

また、当然ですが自社ですべて対応するとなった場合、誰かが電話番として出社しなければなりませんので、コロナ過ではテレワークが難しいといった課題を抱える企業もあるのです。

集中が途切れてしまう

さらに大きな問題となるのは、集中力が電話の着信によって何度も途切れてしまうということで、大きな会社になればその影響はかなり大きなものとなります。

着信によって集中が途切れてしまうと業務に集中することができず、業務効率が大幅に低下してしまう可能性が高くなるのです。

電話代行を利用するメリット

電話代行を利用することで、電話対応のステップを大幅に少なくすることができますし、着信によって集中力が途絶えてしまうことも避けられます。

具体的な3つの大きなメリットについて知っておきましょう。

対応が折り返しだけで済む

最も大きなメリットとして、挙げられるのは対応が折り返しだけで済むということで、通常かかる電話対応のステップを大幅に少なくすることができます。

顧客や取引先に折り返し電話をするだけのステップで済ますことができるのです。

メール・チャットなどであらかじめ要件がわかっている

また、その他のメリットとして挙げられるのが、「メールやチャットなどであらかじめ要件がわかっていること」です。

一時対応の際に、相手の名前はもちろんですが、どのような要件であるかを確認してくれているので、折り返しの電話をしたときにすぐに本題に入れるのが大きなメリットと言えます。

さらに、メールやチャットで知らせてもらえるので、外出先からでも着信があったことを通知ですぐに確認できるので、素早い対応が可能です。

リモートワークにも強い

コロナ過におけるメリットとして、挙げられるのがリモートワークにも強く、電話番のために社員を出社させる必要がないということです。

通常であれば、電話番のために誰かを出社させなければなりませんが、電話代行で一次受け対応を任せてしまえば、社員を出社させる必要がなくなります。

通知によって、社員が自宅などにいても、顧客や取引先と連絡を取り合うことが可能です。

迷惑電話対策として、電話代行を利用すれば多くのメリットを得られる！

迷惑電話対策には、さまざまな対策がありますが、電話代行を利用すると多くのメリットを得ることができます。

電話対応のためのステップが少なくなりますし、迷惑電話を直接受ける必要がなくなるので、精神的な負担も軽減できるのです。

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