不動産系や投資系の会社からかかってくる迷惑電話はどうしたらいい？迷惑電話の対策と対策事例を解説

日々の業務において、頻繁にかかってくる迷惑電話に悩まされている企業も多いのではないでしょうか？

インターネット上で、「迷惑 電話」と検索すると、「岡安 商事 迷惑 電話」等の候補がでてきます。

特に不動産系や投資系をはじめとする取引所外国為替などの証拠金取引を取り扱う会社は、営業のノルマを課されている関係で、迷惑電話が多い企業との認識もされています。

そのような迷惑電話は、どのように対応すれば良いのでしょうか？

ここでは、他社からの迷惑電話がかかってきた際の対策方法と、その事例を詳しく解説します。

迷惑電話がかかってきたらどうすればいいの？

もしも迷惑電話がかかってきたら、どのように対応すればよいのでしょうか？

会社内にかかってきた場合「大切な取引先かもしれない」と、折り返し電話をしてしまうかもしれませんが、それは危険です。

会社名と担当者名を聞く

迷惑電話の場合、相手が会社名や担当者名をにごす場合もあるでしょう。

そのようなケースだと、後に迷惑電話対策をする際に使用する情報が少なくなるため、まずは通常の電話対応同様、会社名と担当者名を聞きます。

ここで相手が名乗らない場合は「これは迷惑電話です」と言っているのと同じですから、そのまま切ってよいでしょう。

丁寧にきっぱりと断る

迷惑電話であっても、まずは「必要ない」と丁寧にきっぱり断ることが大切です。

迷惑電話でも都度応対していたら、相手の思うがままになってしまいます。

着信拒否設定をする

何度も同じ電話番号からかかってくる場合は、着信拒否設定をしましょう。

一度着信拒否設定をしても、別の電話から再度迷惑電話がかかってくる場合は、以下の対策が必要かもしれません。

電話対応時間を設定する

電話対応時間の設定とは、電話対応に使用する時間を予め設定し、指定した時間帯の着信を自動音声で対応するようにすることです。

こちらは迷惑電話対策にもなりますが、一方で取引先や顧客からの電話も自動音声での応対になってしまうため、あまりおすすめはできません。

迷惑電話対策マニュアルを作成する

それでも不安な場合は、迷惑電話がかかってきた場合のマニュアルを作成しましょう。

迷惑電話は突然かかってくることが多く、とっさに対応できないケースがほとんどですが、マニュアルを用意しておけばそのような事態も防げます。

警察に相談する

それでも迷惑電話がかかってくる場合は、警察に相談するのも1つの手です。

迷惑電話によって業務を妨げられた場合は業務妨害だったり、脅された場合は脅迫罪に当たります。

迷惑電話がかかってきた際の様子をしっかりと把握しておき、正確な内容を警察に伝えましょう。

他社の迷惑電話対策の事例

ここでは、他社が迷惑電話がかかってこないように「迷惑電話防止システム」を導入し、迷惑電話を対策した方法をご紹介します。
社内でもすぐに取り入れられるものも多くあるので、もし迷惑電話に悩んでいるのであれば検討してみましょう。

サービス導入前の課題

迷惑電話が頻繁にかかってくる企業は、不要な迷惑電話により業務に支障が出たり、逆恨みの迷惑電話のせいでストレスを感じてしまったり、という課題が多いようです。

本来進めるべき業務ができず、迷惑電話の対応に追われてしまうので、社員が営業時間内に業務を終わらせられない、という負のスパイラルに陥ることも、業務が停滞してしまう原因の1つとなっています。

お客様とのトラブル対応やデータ管理に費やす時間も増えてしまいます。

サービス導入の結果

「迷惑電話防止システム」を導入した結果、簡単な操作で着信拒否設定の登録ができ、業務効率改善につながったケースが多いようです。

また、通話録音機能が搭載されているサービスに関しては、クレーム内容などを後から振り返りで聞けるため、客観的で正確な判断をして対応することが出来たといいます。

迷惑電話防止の効果

月間でかかってくる電話が1,164件あり、うち迷惑電話が218件（約19%）ある場合、1回5分の電話対応をしたと考えると【218件×5分】で、合計18時間が迷惑電話対応に費やされているのです。

迷惑電話防止システムを導入することで、この18時間を業務や有効な時間に使用できるので、会社全体の業務効率の改善にも繋がります。

まとめ：日々かかってくる迷惑電話を対策したいなら電話代行が最適

迷惑電話の対応は、受電するだけで不快な思いをしたり、その後の業務に影響を及ぼしてしまうこともあるでしょう。

そのようなときは、ビジネスコミュニケーションツール「MEMBER-S（メンバーズ）」の導入が最適です。

迷惑電話がかかってくるたびに対応していたら、会社としてうまく機能しない可能性もあります。

しかし、「MEMBER-S（メンバーズ）」ならそのようなリスクもなく、安心して業務に集中できます。

迷惑電話の対策に悩んでいるなら、MEMBER-Sの導入がおすすめです。